Es ist immer das Gleiche, und es sind immer die Gleichen. Einige Kollegen trödeln, halten Termine und Fristen nicht ein und sind unzuverlässig. Das kostet Sie manchmal den letzten Nerv. Und so ist es auch vor Weihnachten. Weihnachtskarten werden nicht rechtzeitig bestellt, Belege zu spät abgegeben. Der Jahresendspurt wird zum Jahresendstress.
Lesen Sie jetzt im Sekretärinnen-Handbuch im Beitrag „Termintreue vor Weihnachten“, wie Sie diese spezielle Kategorie von Kolleginnen und Kollegen vor Weihnachten auf Trab bringen, damit sie alle wichtigen Infos und Wünsche termin- und fristgerecht abliefern.
Vereinbaren Sie – gerade vor Weihnachten – Termine und Fristen grundsätzlich schriftlich
Natürlich wäre es schön, Sie könnten sich auf die mündliche Zusage eines Kollegen verlassen. Die Erfahrung zeigt, dass Worte manchmal nur Schall und Rauch sind und Sie dann in der Beweisnot vor Ihrem Chef stehen. Es ist besser, wenn Sie alle Termine und Fristen schriftlich festlegen. Damit sind Sie nicht nur auf der sicheren Seite, sondern Sie vermeiden Missverständnisse, und die Kollegen selbst haben auch etwas in der Hand.
Kommunizieren Sie ohne "wenn" und "aber"
Es ist äußerst wichtig, dass Sie Termine klar und deutlich kommunizieren. Vermeiden Sie deshalb Formulierungen wie "es wäre schön, wenn …". Damit bringen Sie nicht zum Ausdruck, dass ein Termin oder eine "Anordnung" verbindlich ist. Damit artikulieren Sie lediglich einen Wunsch und öffnen allen schon die Hintertür für Ausreden bei Verspätungen.
So nicht:Es wäre schön, wenn Sie mir bis 1. November mitteilen würden, wie viele Weihnachtskarten Sie benötigen.
Besser so: Teilen Sie mir bitte bis 1. November mit, wie viele Weihnachtskarten Sie benötigen. Der Termin ist verbindlich.
So nicht:Ich würde mich freuen, wenn Sie mir bis 1. November alle Informationen zur Verfügung stellen würden.
Besser so: Verbindlicher Abgabetermin ist der 1. November.
So nicht:Es wäre ganz gut, wenn mir alle Informationen bis Ende Oktober vorliegen würden.
Das sagt Das Sekretärinnen-Handbuch dazu: "ganz" ist nur ein bisschen. Ende Oktober ist unpräzise. Und die Verwendung des Konjunktivs signalisiert, dass Sie sowieso nicht daran glauben, dass Sie alles pünktlich erhalten.
Besser so:Es ist wichtig, dass Sie mir die Informationen bis spätestens 1. November per E-Mail zuschicken. Danke schön.
Was aber tun, wenn die Mitarbeiter trotzdem nicht liefern? Das lesen Sie hier ...