Es mag vielleicht seltsam klingen, aber bei der Formulierung von Musterbriefen können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Musterbriefe sind schließlich keine Zwangsjacken, sondern sollen Ihnen bei immer wiederkehrenden Themen die Arbeit erleichtern. Wie sehr Sie dann von der Urform Ihres Musterbriefes abweichen, bleibt ganz Ihnen überlassen.
So arbeiten Sie mit Musterbriefen
Wenn es schnell gehen muss, senden Sie Ihre Musterbriefe ohne sie auf die Empfänger anzupassen. Versuchen Sie aber immer, sich einen Moment zu nehmen und die Musterbriefe zumindest stückweise auf seine Leser zuzuschneiden. Haben Sie etwas mehr Zeit oder handelt es sich bei den Empfängern um wichtige Geschäftskontakte, können Sie Ihre Musterbriefe als eine Art Rohbau betrachten und ergänzen. Vielleicht haben Sie selber Spaß an Sternzeichen und Horoskopen. Dann könnten Sie Ihre Musterbriefe zu Geburtstagsglückwünschen z. B. um ein Zitat aus einem Tageshoroskop ergänzen. Und schon haben Sie Ihren Musterbriefe eine individuelle Note gegeben. Oder Sie haben, passend zum Anlass ein schönes Zitat gelesen, z. B. auf www.zitate.de.
Mein Tipp für gelungene Musterbriefe
Erstellen Sie sich als Ergänzung für Ihre Musterbriefe ein kleines Archiv mit Informationen, Anekdoten, Zitaten und Ähnlichem. So können Sie jedem Ihrer Musterbriefe innerhalb kürzester Zeit eine persönliche Note geben und kein Mensch merkt, dass er eigentlich gerade einen Brief aus Ihrer Musterbriefesammlung in den Händen hält.
Musterbriefe? Fluch oder Segen?
Auch Sie haben sicherlich in Ihrem Schriftverkehr regelmäßig wiederkehrende Themen und Anlässe wie Geburtstage, Jubiläen, Einladungen und Dankschreiben um nur in paar zu nennen. Sich da im Tagesgeschäft für jedes Schreiben immer wieder etwas völlig Neues einfallen zu lassen, ist schier unmöglich. Sie können aber auch nicht denselben Glückwunschbrief zigmal im Monat versenden.
Was also tun? Hier können Ihnen gute Musterbriefe Ideen und Anregungen liefern. Vielleicht haben Sie sich in Laufe der Jahre selbst eine Sammlung von Musterbriefen erstellt. Tagtäglich laufen ja die unterschiedlichsten Briefe durch Ihre Hände. Einige davon gehören sicherlich in die Kategorie "verstaubt" oder "nicht zeitgemäß". Aber es gibt auch Briefe, die haben das gewisse Extra. Solche Briefe sollten Sie auf jeden Fall aufbewahren. Vielleicht ist es ja nur eine richtig gute Formulierung, die Sie in Ihrem nächsten Brief verwenden können. Oder gerade dieser Einstieg gibt Ihrem Standardbrief den letzten Schliff.
Wie Sie aus Musterbriefen mühelos ganz individuelle Briefe machen
Jetzt geht es darum, Ihnen einige Anregungen zu geben, wie Sie auf ganz individuelle Weise mit einem Musterbrief umgehen können.
Wir zeigen Ihnen,
- welche Wirkung Sie mit einer kleinen Änderung erzielen,
- wie Sie mühelos Ihre individuellen „Farbtupfer“ einbringen,
- wie Sie Briefe an Ihre Branche, an Ihre Region, an Ihre spezielle Situation anpassen,
- wie Sie Formulierungen verstärken oder abmildern.
Ein Musterbrief - Beispiel
Ab und zu,
sehr geehrter Herr Gärtner,
sage ich zu und dann wieder ab.
Ich tue das garantiert nicht leichtfertig – sozusagen nach Lust und Laune. Aber Sie wissen, wie schnell sich Überschneidungen im Terminkalender ergeben und dass man selbst nur in begrenztem Umfang noch „Herr oder Herrin seiner Zeit“ ist. So ergeht es mir jetzt mit unserem Gesprächstermin, den wir für Donnerstag, 18. Dezember, eingeplant hatten. Diesen Termin muss ich leider absagen. Sie können mir glauben, dass ich dies aus triftigen Gründen tue. Ich bitte um mildernde Umstände und um einen neuen Terminvorschlag.
Freundliche Grüße
Mertens GmbH
Vera Habicht
Sekretärin des Bereichsleiters Technik
Kürzen Sie die Musterbriefe, reduzieren Sie sie auf die Kernaussage
Sie – oder Ihr Chef – wollen in dieser Situation die Kernaussage der Musterbriefe nicht sonderlich umrahmen und direkt zur Sache kommen:
Vorschlag:
Den für Donnerstag, 18. Dezember, geplanten Gesprächstermin muss ich absagen. Sie können mir glauben, dass ich dies aus triftigen Gründen tue. Ich bitte um mildernde Umstände und um einen neuen Terminvorschlag.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Kopieren Sie nur die für Ihre Situation brauchbaren Passagen aus dem Musterbrief.
Ergänzen Sie die Musterbriefe mit individuellen Aussagen
Ergänzen Sie die Musterbriefe – oder die von Ihnen gekürzten Musterbriefe:
Um der Aussage Nachdruck zu verleihen:
- Dieses gemeinsame Anliegen verträgt keinen Aufschub. Ich hoffe, dass wir schon möglichst bald einen Gesprächstermin finden werden.
- Ich weiß, dass Ihr Terminkalender Verschiebungen nur schwer verkraftet. Aber wir sollten unbedingt sofort einen neuen Anlauf nehmen.
Um die Aussage abzumildern:
- "Was lange währt, wird endlich gut." Also kein Grund zur Panik. Wir werden ganz sicher schon bald einen Gesprächstermin finden.
Um regionale Farbtupfer einzubringen:
- Sie wissen ja, wie gern ich in Ihre Gegend komme. Die schwäbische Küche ist für mich ein Magnet, dem ich nicht widerstehen kann.
Um saisonale Farbtupfer einzubringen:
- Mal sehen, ob wir diesen gemeinsamen Termin noch vor den Weihnachtsferien hinbekommen oder ob bei unserem Treffen schon die ersten Blätter sprießen werden.
Um branchenspezifische Verhältnisse aufzugreifen:
- Ich weiß, dass der Anlagenbau auf Hochtouren läuft und Sie am Rotieren sind. Da ist es nicht so einfach, Sie für einen Zwischenstopp zu gewinnen.
Um an gemeinsame Erlebnisse, Erfahrungen anzuknüpfen:
- Bisher lief es mit unseren Terminvereinbarungen wie am Schnürchen. Aber dieses Mal ist irgendwie der Wurm drin.
- Sie erinnern sich: Wir hatten dieses Treffen spontan am Messestand vereinbart. Mein Interesse an einer Kooperation ist nicht nur geblieben, sondern inzwischen gestiegen.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Durch einen individuellen Zusatz machen Sie aus dem allgemeinen Musterbrief einen ganz speziellen, der für Ihre Situation wie maßgeschneidert wirkt.
Neue Musterbriefe allein bringen noch keinen frischen Wind in Ihre Korrespondenz
"Bezug nehmend auf das soeben geführte Telefonat" und "In der Anlage übersenden wir Ihnen" sind Standardsätze, die Sie sicher nur all zu gut kennen und vermutlich leid sind - genau wie Ihre Empfänger.
Aber diese umfangreiche Sammlung liefert Ihnen neben unzähligen Musterbriefen auch alles, was Sie für eine perfekte Korrespondenz heutzutage sonst noch benötigen. Denn auch komplett ausformulierte Musterbriefe können Ihnen nicht immer helfen. Manchmal passt die eine oder andere Formulierung einfach nicht. Dann brauchen Sie Alternativen, die Sie wie ein Puzzle zusammenfügen können. Hier ein guter Einstiegssatz, da eine stilsichere Formulierung und als Tüpfelchen auf dem "I" eine individuelle Grußformel.
So erstellen Sie Ihre eigenen Musterbriefe
Sie müssen ja nicht alle Standardbriefe in die hinterste Ecke Ihrer Ablage verbannen, um frischen Wind in Ihre Korrespondenz zu bringen. Nehmen Sie sich z. B. Ihren altbewährten Geburtstags-Musterbrief zur Hand und peppen Sie ihn auf. Das ist einfacher als Sie jetzt vielleicht denken.
Mein Tipp: Vielleicht kennen Sie das ja von den Menukarten im Restaurant: Man kann z. B. beim Hauptgang zwischen drei Gerichten wählen. Schreiben Sie doch einfach EIN Glückwunschschreiben mit drei unterschiedlichen Einstiegssätzen, drei unterschiedlichen Hauptteilen und drei unterschiedlichen Grußformeln. So haben Sie quasi neun Musterbriefe in einem und je nach Empfänger fügen Sie die Teile optimal zusammen. Das spart Sie jede Menge Zeit und wenn Sie eine bessere Formulierung finden, tauschen Sie einfach diesen Teil in Ihren Musterbriefen aus.
Starten Sie eine firmeninterne Tauschbörse für Musterbriefe
Ich wette mit Ihnen, dass es in Ihrer Firma viele Kolleginnen gibt, die gerne mal wieder frischen Wind in ihre Korrespondenz bringen würden. Wenn Sie in Ihrer Firma über ein Intranet verfügen, könnten alle ihre Musterbriefe dort einstellen. Denn was im Vertrieb z. B. bereits ein alter Hut ist, kann für die Buchhaltung völlig neu sein. Vielleicht haben Sie auch von einem Kunden oder Lieferanten einen Brief erhalten, der das Zeug hat in Ihre Musterbriefe-Sammlung aufgenommen zu werden. Dann könnten auch diesen Musterbrief Ihren Kolleginnen zur Verfügung stellen.
Wenn Sie nicht über die Möglichkeiten eines Intranets verfügen, können Sie auch an einem zentralen Platz einen Ordner für ausgedruckte Musterbriefe platzieren. So hat auch jeder die Möglichkeit sich Tipps und Anregungen für Musterbriefe zu holen.