Gerade in Zeiten schneller E-Mails ist der klassische Geschäftsbrief die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Keinerlei Korrespondenz sollte ungeprüft das Haus verlassen. Geben Sie eigene Briefe einer Kollegin zur Korrektur. Vier Augen sehen mehr als zwei.
Nutzen Sie für Ihre Korrespondenz Word-Vorlagen
Heike hat es eilig. Ein Infobrief muss unbedingt noch heute zur Post. Schnell wandelt sie ein bestehendes Schreiben ab. Als der Brief bereits verschickt ist, bemerkt sie plötzlich, dass sie vergessen hat, den Namen in der Anrede zu ändern ....
Wie umgehen Sie solche Fallen in Ihrer täglichen Korrespondenz? Indem Sie Word-Dokumentvorlagen anlegen. Nutzen Sie diese konsequent, auch wenn es umständlich erscheint. Um eine Dokumentvorlage anzulegen, schreiben Sie zunächst einen ganz normalen Brief in Word. Lassen Sie die Felder für die Adresse frei. Bei der Anrede schreiben Sie nur "Sehr geehrte". Sie zwingen sich damit, alle wichtigen Daten in Ihrer Korrespondenz neu einzusetzen und schaffen Flüchtigkeitsfehler ab. Klicken Sie beim Speichern bei Dateityp auf Dokumentvorlage, und benennen Sie das Dokument nach Wunsch, etwa "Infobrief". Word speichert es dann im Vorlagenordner. Wenn Sie jetzt einen Infobrief erstellen, gehen Sie im Menü "Datei" auf "Neu". Wenn Sie auf die Vorlage "Infobrief" klicken, öffnet sich eine Kopie der Vorlage ("Dokument1"). Hier setzen Sie Adresse, Anrede und weitere Änderungen ein und speichern dann unter dem gewünschten Dateinamen. Word-Dokumentvorlagen können Sie praktischerweise nicht aus Versehen überschreiben.
Schreiben Sie Ihre Korrespondenz modern
Ihr Chef diktiert noch altmodische Floskeln wie "In Erwartung einer baldigen positiven Rückantwort verbleiben wir ..."? Ersetzen Sie solche Stilblüten in Ihrer Korrespondenz durch eine zeitgemäße Formulierung. Etwa so: "Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie einverstanden sind."
So verbessern Sie Ihre Korrespondenz
- Vermeiden Sie in Ihrer gesamten Korrespondenz umständliche Substantive. Statt "Wir erteilen unser Einverständnis" lieber "Wir sind einverstanden".
- Formulieren Sie positiv: Meiden Sie "leider", "nein", "nicht", "wir bedauern" und Ähnliches.
- Trennen Sie lange Wörter. Anstatt "Abteilungsleiterjahreskonferenz" schreiben Sie "Jährliche Konferenz der Abteilungsleiter".
- Verwenden Sie für Ihre Korrespondenz keine Schachtelsätze. Jeder Satz hat nur einen Nebensatz.
- Verwenden Sie höchstens einen Konjunktiv pro Seite.
- Entfernen Sie Doppelaussagen, etwa "getroffene Vereinbarungen".
- Erzielen Sie Aufmerksamkeit durch einen besonders kreativen Einstieg. Ihre Anfrage, (=Betreff), lieber Herr Facius (=Anrede), ist schon in Bearbeitung ... (=Textbeginn)