Das Einstellungsverfahren ist beendet, Ihr Unternehmen hat sich für einen Kandidaten entschieden. Es ist nun Ihre Aufgaben, den anderen Bewerbern ein Absageanschreiben zu schicken.
Wie Ihnen so ein Anschreiben ohne die üblichen Floskeln „Zu unserer Entlastung“ und „Alles Gute für Ihren weiteren Lebensweg“ gelingt, hat Der SekretärinnenBriefeManager in den aktuellen Korrespondenz-Tipps für
Sie übersichtlich zusammengestellt.Klicken Sie hier ... und fordern Sie jetzt alle Korrespondenz-Tipps kostenlos an.
Die Fakten sind bei einer Absage immer die gleichen: Die Entscheidung ist gefallen. Ein Mitbewerber wurde ausgewählt. Bei einem Absageanschreiben geht es daher nicht so sehr um die Frage, was Sie mitteilen, sondern wie Sie es mitteilen.
Diese Formulierungen sollten Sie in Ihrem Absageanschreiben vermeiden
So nicht: Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen konnten. Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zurück.
Das sagtDer SekretärinnenBriefeManager dazu: Neutral, sachlich, korrekt – so war dieses Anschreiben ganz sicher vom Absender beabsichtigt. Für den Empfänger wirkt dieses Anschreiben wegen des formelhaften, distanzierten, veralteten Stils teilnahmslos und gleichgültig. Die Formulierung „Zu unserer Entlastung“ in diesem Anschreiben kann man auch so verstehen: „Sie haben uns ganz schön belastet, Sie lästiger Vogel!“
Besser so: Ihre Bewerbungsunterlagen sind zu schade für die Schublade. Schicken Sie diese schon möglichst bald wieder auf die Reise – bis sie in einer Personalakte landen.
Das andere Extrem – die Dramatisierung – ist dieser Situation auch nicht angemessen.
So nicht: Wir wissen, wie frustrierend eine solche Absage für Sie ist.
Das war ganz sicher gut gemeint, aber mit diesem Wortschatz verstärken
Sie durch Ihr Anschreiben das Gefühl von Niederlage und Misserfolg.
Besser so: Absagen zu schreiben macht keinen Spaß, Absagen zu lesen noch weniger. Auch wenn es dieses Mal nicht geklappt hat: Sie haben alle Voraussetzungen, schon bald einen Brief mit einer Zusage zu öffnen.
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager dazu: Dieses Anschreiben klingt ermutigend, vermittelt Hoffnung und eröffnet Perspektiven. Bei der
„Tonlage“ des Anschreibens sollten Sie einen goldenen Mittelweg finden: weder teilnahmslos noch melodramatisch.
Teilen Sie eine negative Nachricht so positiv wie möglich mit
Kurz gesagt: Die Kunst der Absage besteht darin, Negatives positiv zu
vermitteln. Vermeiden Sie, dass durch Ihr Anschreiben eine destruktivpessimistische Wirkung erzeugt wird. Versuchen Sie eine konstruktiv-optimistische Stimmung zu fördern.
Liefern Sie durch Ihr Anschreiben
- einen Rückblick auf den positiven Eindruck der Bewerbungsunterlagen,
- einen kurzen aufbauenden Kommentar zu dem Bewerbungsgespräch,
- das Signal, dass es sich nicht um ein „Grundsatzurteil“ handelt,
- ein paar Worte der Ermutigung für weitere Bewerbungen.
Vermeiden Sie in Ihrem Anschreiben jede Form von Diskriminierung!
Versuchen Sie nicht, durch Ihr Anschreiben die Entscheidung Ihres Unternehmens zu rechtfertigen. So manche im Anschreiben genannte Begründung für eine Ablehnung könnte als Diskriminierung angesehen werden.
Auf gar keinen Fall: Wir hielten es für sinnvoller, einen Mann einzustellen.
Oder: Letztlich entscheidend war die Tatsache, dass Sie bereits 50 Jahre alt sind. Wir haben uns für einen jüngeren Mitarbeiter entschieden.
Solche Sätze werden Sie schon bald wieder lesen, und zwar als Zitat im
Anschreiben des Rechtsanwalts des Kandidaten, der gegen dieses Bewerbungsverfahren Einspruch erhebt.
Versenden Sie Ihr Anschreiben als Brief
Versenden Sie Ihr Anschreiben nicht per E-Mail oder als Fax. Das würde den Bewerber noch mehr „abwerten“. Ein Brief wirkt persönlicher. Außerdem: Auch wenn Sie die Bewerbung per E-Mail erhalten haben, empfiehlt Der SekretärinnenBriefeManager, dass Sie denjenigen, die sich persönlich in Ihrem Unternehmen vorgestellt haben, das Absageanschreiben per Brief schicken. Der Brief ist auch in diesem Fall angemessener als eine E-Mail.