Wenn Sie Urlaub machen oder nur einen Tag nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind, dürfen Sie Ihren elektronischen Posteingang nicht unbeobachtet lassen. Auch der Posteingang Ihres Chefs wird während seiner Abwesenheit von Ihnen überwacht und so weit wie möglich bearbeitet.
Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder beantwortet und bearbeitet eine Kollegin die eintreffenden E-Mails oder Sie richten in Ihrem Abwesenheitsassistenten eine Abwesenheits-E-Mail ein. Jede eingehende E-Mail wird dann automatisch beantwortet. Der Versender erhält einen von Ihnen vorbereiteten Text, der ihn darüber informiert, dass Sie für eine bestimmte Zeit nicht da sind, er jemand anders ansprechen soll, dass seine E-Mail an eine Kollegin weitergeleitet wurde oder Ähnliches.
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So sollte Ihre Abwesenheits-E-Mail nicht aussehen
Ich werde ab 25.3.2008 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am 7.4.2008.
Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr beantworten.
- In dieser Abwesenheits-E-Mail fehlen Anrede und Grußformel.
- Alle Sätze beginnen mit "Ich". Das ist schlechter Stil und wenig empfängerorientiert.
- Der Text ist sehr nüchtern und unfreundlich formuliert.
- Es wird keine Hilfe angeboten. An wen kann sich der Geschäftspartner in der Zwischenzeit wenden?
- Es ist nicht einmal eine Namensangabe vorhanden. Wer schreibt diese Abwesenheits-E-Mail?
- Wo ist die Signatur?
Das sollte Ihre Abwesenheits-E-Mail enthalten:
- Einen Gruß zu Beginn.
- Sagen Sie in Ihrer Abwesenheits-E-Mail nicht, dass Sie nicht da sind, sondern wann Sie wieder zu erreichen sind.
- Formulieren Sie sie freundlich und nicht im Telegrammstil.
- Verweisen Sie auf einen anderen Ansprechpartner mit den erforderlichen Daten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
- Grußformel
- Firmennamen
- Ihren ganzen Namen
- Ihre vollständige Signatur
- die notwendigen Pflichtangaben zum Unternehmen
Eine schöne Idee ist, Ihre Korrespondenzpartner in Ihrer Abwesenheits-E-Mail dezent darauf hinzuweisen, dass Sie zwar am 7. April wieder zu erreichen sind, aber sie nicht gleich morgens um 8 Uhr mit einer Antwort rechnen können. Das machen Sie geschickt mit dem letzten Absatz unseres Formulierungsvorschlags.
Die Alternative zur Abwesenheits-E-Mail: Kollegen bearbeiten die E-Mail direkt
Wenn die Möglichkeit besteht, dass jemand Ihren Posteingang kontrolliert und die E-Mails abarbeitet, ist dies sicherlich die eleganteste Lösung für den Geschäftspartner. Er wird nicht per Abwesenheits-E-Mail über Ihre Abwesenheit informiert, sondern wird prompt bedient - so wie sonst auch. Sollte eine schnelle Reaktion während Ihrer Abwesenheit nicht möglich sein, erhält er von Ihrer Vertretung eine Information.
Beispieltext für eine gelungene Abwesenheits-E-Mail
Guten Tag,
ich bin am 7. April wieder im Büro.
Karin Berger, meine Kollegin, vertritt mich. Wenn Sie nicht bis zu meiner Rückkehr warten möchten, schicken Sie Ihre Nachricht bitte an diese E-Mail-Adresse: karin.berger@mustermannag.com
Sie erreichen sie von Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr telefonisch unter 069 667-321.
Bitte geben Sie mir etwas Zeit, damit ich Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr beantworten kann. Es sind bestimmt jede Menge E-Mails in meinem Posteingang, die ich aber zügig bearbeiten werde.
Freundliche Grüße
Wie Sie auch bei Ihren englischsprachigen Geschäftspartnern mit Ihrer Abwesenheits-E-Mail einen professionellen Eindruck hinterlassen, lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.