Dieses Horrorbeispiel einer Abwesenheits-E-Mail landete genauso im Postfach der Redaktion (Name natürlich geändert):
Danke für Ihre Nachricht.
Ich bin am 21. April 2006 nicht erreichbar.
Ihre Mail wird nicht weitergeleitet.
Mit besten Grüßen
Martha Meister
Machen Sie es besser und beachten Sie diese Regeln
- Schreiben Sie einen Betreff (sonst erscheint nur das unpersönliche „AutoReply“), aber keinen langweiligen wie „Abwesenheitsnotiz“.
Besser:
Ich bin bis ... im Urlaub
Sie erreichen mich wieder am ...
Eine Kollegin vertritt mich zurzeit
- Schreiben Sie Anrede (Guten Tag), Grußformel und Absenderdaten (Signatur) genau wie in anderen E-Mails.
- Wird die E-Mail nicht automatisch weitergeleitet, geben Sie immer einen Ansprechpartner an – mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Ein gelungenes Beispiel für eine Abwesenheits-E-Mail:
Guten Tag,
danke schön für Ihre E-Mail. Ich bin am 9. Januar wieder an meinem Arbeitsplatz. Ihre Nachricht wird an meine Kollegin Bettina Müller weitergeleitet. Sie liest alle E-Mails und antwortet Ihnen so schnell wie möglich. Ihre E-Mail- Adresse und Telefonnummer lauten: bmueller@reutergmbh.de, 040 5678-123.
Freundliche Grüße
Bärbel Walter
Sekretariat Dr. Schwertfeger
Reuters GmbH
Reutersallee 12-14
21344 Hamburg
Telefon: 040 5678-125
Fax: 040 5678-126
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bwalter@reutersgmbh.de