Der erste Satz in einem Geschäftsbrief ist bekanntlich besonders schwierig und „floskelgefährdet“. Vor allem bei Geschäftsbriefen nach einem Telefonat liegen Formulierungen wie „Bezug nehmend auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat“ auf der Hand. Doch das wollen Sie nicht allen Ernstes schreiben, oder? Denn Sie wissen: Das ist alles andere als zeitgemäß.
Beachten Sie: Der erste Geschäftsbrief- oder E-Mail-Kontakt nach einem ebenfalls ersten telefonischen Kontakt mit einem Kunden oder Geschäftspartner ist entscheidend. Ihr Unternehmen will sich von seiner besten Seite präsentieren. Sorgen Sie mit einem gelungenen Geschäftsbrief dafür, dass dies funktioniert.
Office Korrespondenz aktuell verrät Ihnen, wie Sie auch solch schwierige Geschäftsbriefeinstiege meistern.
Briefe nach einem Telefonat: Das sollten Sie nicht mehr schreiben
Stellen Sie sich vor, Sie hätten gerade mit einem Kunden telefoniert und ihm versprochen, ihm einen Prospekt oder ein Angebot zuzuschicken. Wie starten Sie in Ihren Geschäftsbrief?
Sehr geehrter Herr Krause,
Bezug nehmend auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat überreichen wir Ihnen in der Anlage ...
Kommt Ihnen diese Formulierung bekannt vor? Klar, denn sie ist schon über 100 Jahre alt und wird gern verwendet. Nur mit einer zeitgemäßen Korrespondenz hat sie nicht viel zu tun.
Als Leserin von Office Korrespondenz aktuell aktuell wissen Sie: „Bezug nehmend“ ist in der modernen Korrespondenz tabu. Denken Sie nicht einmal im Traum daran, diese Formulierungin Ihren Texten zu verwenden. Und Sie „überreichen“ den Brief mit Sicherheit auch nicht, oder? Bitte verwenden Sie als Alternative nicht „übersenden“, das macht es keineswegs besser!
Verzichten Sie auf die Standardformulierungen
Sehr geehrte Frau Schneider,
vielen Dank für das freundliche Telefonat. In der Anlage erhalten Sie wie besprochen ...
Das abschreckende Beispiel Nummer zwei ist zugegebenermaßen nicht genauso schlimm wie das erste. Hierbei handelt es sich in erster Linie um mangelnde Kreativität, da Standardformulierungen verwendet werden.
„Vielen Dank für das freundliche Telefonat.“ Millionenfach geschrieben und
gelesen. Diese Formulierung wirkt unehrlich und emotionslos. „In der Anlage“ – das wissen Sie selbst – schreibt man nicht mehr.
Beginnen Sie den Brief nach einem Telefonat so:
Vorschlag 1
Sehr geehrte Frau Schneider,
gleich nach unserem Telefonat habe ich die Unterlagen für Siezusammengestellt:
Unsere aktuellen Prospekte ...
Ein idealer Einstieg in einen Geschäftsbrief, wenn Sie eine telefonische Anfrage noch am gleichen Tag beantworten können. Sie drücken mit diesem Satz Dynamik und Engagement aus. Das kommt beim Kunden oder Geschäftspartner mit Sicherheit gut an.
Vorschlag 2
Sehr geehrte Frau Schneider,
gleich nach unserem Telefonat habe ich mich für Sie informiert.
Ein gelungener Einstieg in einen Geschäftsbrief, wenn der Kunde am Telefon eine Frage hatte, die schriftlich beantwortet werden muss. Scheuen Sie sich nicht, Umgangssprache zu verwenden.
Vorschlag 3
Guten Tag, liebe Frau Krause,
versprochen ist versprochen ...
Der mitgeschickte Prospekt informiert Sie über ...
Ein etwas gewagter Einstieg in einen Geschäftsbrief, der nicht für jeden Kunden und jede Branche geeignet ist. Entscheiden Sie sich für eine solche Formulierung, wenn Sie einen Geschäftspartner bereits kennen oder es in Ihrer Branche nicht nur bierernst zugeht.
Vorschlag 4
Sehr geehrter Herr Dr. Wegner,
entschuldigen Sie, dass Sie uns erst anrufen mussten, um unseren neuen Prospekt zu erhalten. Das kommt garantiert nicht wieder vor.
Egal ob Sie in einer Bank, einem Systemhaus oder in einem produzierenden Unternehmen arbeiten. Dieser Einstieg in einen Geschäftsbrief ist originell und nicht zu gewagt. Das hat Ihr Geschäftspartner garantiert noch bei keinem Mitbewerber gelesen.
So könnte Ihr vollständiger Geschäftsbrief nach einem Telefonat aussehen
Herzlichen Dank,
sehr geehrter Herr Knauß,
für Ihren Anruf. Ich habe mir Ihre Wünsche sorgfältig notiert und Ihnen vorab schon einmal ein paar Prospekte zusammengestellt. So können Sie sich direkt einen Überblick über unsere Produktpalette und unser Leistungsspektrum verschaffen.
Bitte geben Sie uns zur Erstellung des Angebots noch ein paar Tage Zeit. Mein Kollege, Holger Niermann, ist bereits informiert, und macht sich bei nächster Gelegenheit an die Arbeit. Vorab erst einmal viel Spaß beim Schmökern!
Freundliche Grüße aus Heidelberg
B&E Computertechnik