In der Redaktionssprechstunde stellen wir sehr häufig fest, dass sich nur wenige Briefeschreiber Gedanken über die korrekte Gestaltung einer Unterschrift machen. Wird das Thema angeschnitten, werden viele Fragen gestellt, da es in zahlreichen Unternehmen keine oder nur mangelhafte Vorschriften zur korrekten Unterschriftengestaltung gibt.
Aber wie sieht eine korrekte Unterschrift aus?
Damit Sie ab sofort Klarheit haben, was erlaubt ist und was nicht, hat Das Sekretärinnen-Handbuch die wichtigsten Vorschriften und Empfehlungen zur Unterschriftengestaltung in einer zeitgemäßen Korrespondenz in seiner aktuellen Ausgabe zusammengestellt. Fordern Sie hier Ihr KOSTENLOSES Kennenlern-Exemplar an ...
Darf Ihre Unterschrift aus nur 3 Kreuzen bestehen?
In der Gestaltung Ihrer Unterschrift sind Sie relativ frei. Alles, was nur annähernd wie Ihr Name aussehen könnte, wird geduldet – was bedeutet, dass es nicht mehr in den Toleranzbereich fällt, wenn Sie lediglich mit einem X unterschreiben.
Gehört zu einer korrekten Unterschrift immer der Vor- und Zuname?
Nein, es ist Ihre ganz persönliche Entscheidung, unabhängig davon, ob in der maschinenschriftlichen Wiederholung Ihres Namens Ihr Vorname aufgeführt wird oder nicht; lediglich die Wiederholung des Nachnamens in der Unterschrift ist ein Muss.
Wie viel Platz haben Sie für die Unterschrift?
Lassen Sie ausreichend Platz für Ihre Unterschrift oder die Ihres Chefs. Wenn Sie relativ groß unterschreiben, sollte genügend Platz dafür vorhanden sein. In der Praxis haben sich drei Leerzeilen zwischen Firmierung und der Wiederholung des Namens per PC für die Unterschrift bewährt.
Sollte auch der Vorname mit dem PC unterhalb der Unterschrift wiederholt werden?
Auch hierfür gilt: Es ist kein Muss, dass Sie den Vornamen unterhalb der Unterschrift erwähnen. Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt, unbedingt nicht nur den Nach-, sondern auch den Vornamen aufzuführen.
Die Nennung des Vornamens in der Unterschrift hat folgende Vorteile:
- Es ist auf den ersten Blick zu erkennen, ob die Unterschrift von einem Mann oder einer Frau stammt.
- Die Nennung des Vornamens macht den Brief persönlicher.
- Bei häufig vorkommenden Nachnamen wie Müller oder Meier macht es die Zuordnung leichter.
Bei der eigenen Unterschrift ist es nicht erforderlich, den Vornamen zu schreiben. Die Variante, den Anfangsbuchstaben des Vornamens zu schreiben, ist unsinnig, da damit keine Aussage verbunden ist.
Beachten Sie außerdem: Gerade bei Briefen unerfreulichen Inhalts, zum Beispiel bei Antworten auf Reklamationen, ist es unbedingt empfehlenswert, den Vornamen in der Unterschrift zu nennen. Denn wenn der Empfänger Ihren ganzen Namen kennt, meint er, auch Sie schon etwas zu kennen. Sollte er dann noch einmal auf Ihren Brief reagieren, wird er Ihnen mit weniger Groll begegnen.
Wie platziere ich die Position oder Funktion des Unterzeichners zur Unterschrift?
Die Position oder Funktion des Unterzeichners unterhalb der Unterschrift und der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens aufzuführen ist keine Pflicht, aber eine kundenorientierte Verfahrensweise. Denn durch die Positions- oder Funktionsangabe kann der Empfänger Sie eindeutig
zuordnen.
Kann man die Positionsangabe in Klammern schreiben?
Klar kann man, aber wieso? Es gibt keinen Grund, Klammern oder Gedankenstriche zu verwenden. Auch in der DIN 5008 findet sich kein Hinweis darauf, dass es Sinn ergibt, die Positionsangabe so zu gestalten.
Also: Die Positionsangabe wird weder in Klammern noch zwischen Gedankenstriche gesetzt.
Welche Position gibt die Sekretärin an?
Wenn Sie als Sekretärin einen Brief unterzeichnen, ist es sinnvoll, dass
auch Sie unterhalb Ihrer Unterschrift Ihre Position angeben. Sie haben die Qual der Wahl: Sekretärin, Sekretariat, Chefsekretärin, Assistentin. Die Empfehlung des Sekretärinnen-Handbuchs: Setzen Sie unterhalb Ihrer Unterschrift und der maschinenschriftlichen Wiederholung Ihres Namens die Bezeichnung „Sekretariat“.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Setzen Sie unterhalb der gedruckten Wiederholung Ihres Namens Ihre Bezeichnung sowie den Bereich, für den Sie arbeiten. So könnte Ihr Unterschriftenblock aussehen:
Freundliche Grüße nach Hamburg
Muster GmbH
Birgit Reimers
Sekretärin Bereichsleitung Marketing
Welche Unterschriftsvollmachten Sie benutzen sollten
Jeder Brief mit Außenwirkung muss vom Unterzeichner mit einer Unterschriftsvollmacht versehen sein. Unterzeichnen Sie ohne die Angabe einer Vollmacht, sieht es so aus, als seien Sie der Geschäftsführer. Viele Sekretärinnen unterschreiben mit "i. A.". Stellen Sie sicher, dass dies laut Unterschriftenregelungen Ihres Unternehmens in Ordnung ist.
Hintergrund: Das "i. A." wird von vielen nach diesem Motto benutzt: "Ich unterschreibe ja im Auftrag meines Chefs." Das stimmt zwar, jedoch unterschreiben Sie im Auftrag des Unternehmens. In vielen Firmen ist es üblich, dass mit "i. A." Vollmachten verbunden sind, beispielsweise Geschäfte bis 2.500 Euro zu tätigen. Deshalb werden Unterschriftsvollmachten von der Geschäftsleitung schriftlich "verliehen". Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein und sollten Sie keine offizielle Erlaubnis haben, dürfen Sie keinen Brief mit "i. A." unterzeichnen. Sprechen Sie in diesem Fall mit Ihrem Chef und bitten Sie um eine offizielle Unterschriftsvollmacht.
In kleineren Unternehmen wird das "i. A." mündlich erteilt. "i. V." ist eine weiter reichende Vollmacht als "i. A." und wird mit "in Vollmacht" übersetzt. So sollten Sie nur unterschreiben, wenn Sie eine schriftliche Unterschriftsvollmacht vorliegen haben.
Beachten Sie: Nur in Behörden wird "i. V." als "in Vertretung" verstanden.
Ob Sie „i. A.“ handschriftlich oder mit dem PC einsetzen sollten, lesen Sie in den Office-Tipps des Sekretärinnen-Handbuchs. Sind Sie noch keine Leserin des Handbuchs? Dann klicken Sie bitte hier!