Immer wieder einmal verschicken Sie nur einen Dreizeiler als Begleitschreiben, weil Sie etwas "als Anlage" versenden. Doch was so einfach sein könnte, ist schwierig, da man ruck, zuck zu den altbekannten Floskeln greift. Und dann sieht ein Begleitschreiben schnell so aus:
Kurze Tipps, Neuigkeiten für Ihre Sekretariatsarbeit und Wichtiges rund um das Thema Korrespondenz lesen Sie in den Korrespondenz-Tipps des SekretärinnenBriefeManagers.
Beispiel für ein verstaubtes Begleitschreiben
Ihre Anfrage
Sehr geehrte Damen und Herren,
Bezug nehmend auf Ihre freundliche Anfrage und unser Telefonat vom 17. September 20.. überreichen wir Ihnen heute unseren Prospekt.
Wenn Sie Fragen dazu haben, rufen Sie uns an.
In der Hoffnung, Ihnen hiermit gedient zu haben, verbleiben wir für heute
mit freundlichen Grüßen
B. Reiners
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager dazu: Hier hat sich der Schreiber oder die Schreiberin für das Begleitschreiben ordentlich an der "Floskeltheke" bedient. Das Begleitschreiben wirkt dadurch wenig persönlich und oberflächlich. Das hat jeder schon etliche Male gelesen. Auch bei einem Begleitschreiben sollte man sich mehr Mühe machen.
Hier sind die stilistischen Fehler und "Unschönheiten" des Begleitschreibens im Einzelnen:
- Ihre Anfrage – das ist ein Betreff, der wenig bis gar kein Aufsehen erregt.
- Bezug nehmend – langweiliger Standardeinstieg. So beginnen fast alle Begleitschreiben.
- Überreichen – das geht wohl nicht. Niemand geht hin und überreicht etwas. Die Prospekte werden verschickt.
- In der Hoffnung, Ihnen hiermit gedient zu haben ... – und Ihnen die Füße küssen zu dürfen. Diese verstaubte, nicht zeitgemäße Formulierung ist an Unterwürfigkeit kaum zu überbieten.
- Verbleiben wir – das ist uralter Korrespondenzstil und war vielleicht im 18. Jahrhundert möglich und üblich, aber heute nicht mehr.
Wer schreibt denn dieses Begleitschreiben – Frau Reiners oder Herr Reiners? Wenn der Unterzeichner seinen Vornamen nicht nennt, ist es für den Empfänger schwierig, sich bei Fragen an ihn oder sie zu wenden. Schließlich muss er sich zuerst an die Zentrale wenden, denn eine Durchwahlnummer wurde nicht angegeben. Und welchen Job hat er oder sie im Unternehmen?
Der SekretärinnenBriefeManager – Ihr persönlicher Manager für perfekte Korrespondenz
Nachher: So sieht ein freundliches und individuelles Begleitschreiben aus
Gleich nach Ihrem Anruf,
sehr geehrter Herr Schröder,
habe ich Informationsmaterial über unsere gesamte Produktpalette für Sie zusammengestellt.
Beachten Sie besonders Seite 12: Dort sind alle Produkte mit Bestellnummern, Preisen und allen für Sie wichtigen Daten übersichtlich aufgelistet.
Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich anzurufen:
0221 3456-12.
Freundliche Grüße aus Köln
Metalix GmbH
Birgit Reiners
Sekretariat Vertrieb