Ab sofort lesen Sie jeden Text, bevor er Ihr Office verlässt, in diesen drei Durchgängen Korrektur:
1. Floskelfilter: Suchen Sie nach Wörtern, die Sie streichen können, ohne dass sich der Sinn und die Aussage Ihres Briefs ändern, und streichen Sie sie dann auch konsequent.
2. Passivstopp: Suchen Sie nach Passivformulierungen, die unnötig sind, und formulieren Sie sie aktiv um.
3. Bandwurmkiller: Suchen Sie nach Satzkonstruktionen mit Nebensät- zen und machen Sie, wenn möglich, zwei Sätze daraus.
Was jetzt übrig bleibt, garantiert viel moderner und auch besser verständlich als die erste Version – finden Sie nicht auch?
Diese Formulierungen sollten Sie ersatzlos streichen:
| Floskel | Warum streichen |
| In Beantwortung Ihres Schreibens | Ersatzlos streichen und sofort zur Sache kommen. |
| Wir erlauben uns | Ersatzlos streichen, denn etwas erlauben kann immer nur der Empfänger, nicht der Absender – stattdessen sofort loslegen. |
| jederzeit | Wirklich? Auch nachts? Wenn nicht, ersatzlos streichen. |
| verbleiben | Uralt, weg damit! |
Besonders verführerische Floskelsätze und ihre modernen Alternativen
| Typischer Floskelsatz | Moderne Alternative |
| Ihrem Wunsch nach einer Fakturierung noch in diesem Jahr können wir entsprechen. Die Rechnung wird Ihnen in den nächsten Tagen zugehen. | Selbstverständlich können wir die Rechnung noch in diesem Jahr ausstellen. Sie erhalten sie in den nächsten Tagen. |
| Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass unsererseits momentan kein Bedarf besteht. Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen das Exemplar zurück. | Wir haben im Augenblick keinen Bedarf. Deshalb senden wir das Exemplar zurück. |
| Folgend erhalten Sie die Reservierung für die Übernachtung von Herrn Müller zur entsprechenden Weiterleitung. | Bitte leiten Sie die Reservierungsbestätigung an Herrn Müller weiter. |
| Aufgrund der limitierten Teilnehmerzahl bitten wir um baldige Anmeldung mittels beiliegendem Antwortfax. | Die Teilnehmerzahl ist begrenzt. Bitte melden Sie sich bald an – am einfachsten mit dem Antwortfax. |
| Gern können Sie uns auch telefonisch kontaktieren. | Sie können uns gern anrufen. |
Office Korrespondenz aktuell rät: Wie wäre es, wenn Sie den Schriftverkehr Ihres Unternehmens einmal kritisch in Bezug auf veraltete Floskeln unter die Lupe nehmen würden? Wollen wir wetten, dass Sie schnell fündig werden?
Höflichkeitsfloskeln – Gut gemeint, aber sehr altmodisch
Falsch verstandene Höflichkeit spiegelt sich in Höflichkeitsfloskeln wider. Was gut gemeint ist und beim Kunden einen besonders guten Eindruck machen soll, wirkt oft altmodisch und umständlich. Briefe, die besonders höflich wirken sollen, werden mit Höflichkeitsfloskeln vollgepackt und sehen dann so aus wie in den folgenden Briefen:
| Nicht so: | Besser: |
| Wir möchten Sie bitten, uns eine Kopie des Vertrages alsbald zuzusenden. | Bitte senden Sie uns eine Kopie des Vertrages sobald wie möglich zu. |
| Wir bitten Sie höflich, uns rechtzeitig über das Ergebnis der Abstimmung zu informieren. | Informieren Sie uns bitte über das Ergebnis der Abstimmung. |
| Wir bitten, die Zahlung in die Wege zu leiten. | Bitte zahlen Sie bis zum ... |
| Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass die schlechte Geschäftsentwicklung in diesem Jahr keine Gehaltserhöhung zulässt. | Sie wissen, dass sich die geschäftliche Lage nicht so wie erhofft entwickelt hat. Deshalb können wir Ihnen die gewünschte Gehaltserhöhung (leider) nicht geben. |
| Für die Ihnen entstandenen Unannehmlichkeiten möchten wir uns hiermit in aller Form entschuldigen. | Entschuldigen Sie, dass wir Ihnen unsere Produkte nicht in der gewohnten Qualität geliefert haben. |
| Wir möchten uns für Ihren Besuch in unserem Hause bedanken. | Vielen Dank, dass Sie sich Zeit für ein Gespräch genommen haben. |