So vereinheitlichen Sie das betriebliche E-Mail-Wesen

Betriebliche Regelungen: E-Mail-Policy

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen den Umgang mit der elektronischen Post klar regeln möchten, müssen Sie nicht gleich mit einer Dienstanweisung auffahren. Alle Beteiligten sollten sich darüber im Klaren sein, dass beim Einrichten von Mail-Konten und beim Umgang mit Versand und Empfang von Mails ein vernünftiger Ausgleich der Interessen stattfinden muss. Die Ergebnisse sollten in einer mehr oder weniger formal niedergelegten E-Mail-Richtlinie zusammengefasst werden.

Welche Sendungen in welcher Form erwünscht, eben noch toleriert oder gar verboten sind und welche Sicherheitsstandards eingehalten werden sollen, hängt von der Entscheidung nach der Absprache zwischen der Geschäftsleitung, der EDV-Abteilung und dem Betriebsrat ab. Welche wichtigen Gesichtspunkte auf jeden Fall berücksichtigt werden sollten, hat Assistenz & Sekretariat Inside für Sie formuliert. Es geht dabei in erster Linie um die praktische Betriebsorganisation und das Arbeitsklima.

Persönliche E-Mail-Adressen

Angesichts der weltweiten Datennetze, in denen nach Jahren noch längst verschollen geglaubte Mitteilungen auftauchen, kann eine persönliche EMail-Adresse nach dem Muster „ute.hauptmann@muster.de“ durchaus umstritten sein.

Briefgeheimnis bei elektronischer Post

Je persönlicher Ihre E-Mail-Adresse ist, desto verständlicher ist Ihr Bedürfnis nach Achtung der Privatsphäre: Wenn das Mail-Konto auf Ihren eigenen Namen läuft und Sie sich selbst ein ganz persönliches Passwort gegeben haben, dann bezwecken Sie damit, dass niemand ohne Ihr Einverständnis Einblick in Ihre Korrespondenz nehmen kann. Das gilt auch dann, wenn es sich ausschließlich um betrieblich veranlasste Schreiben handelt.

Von einem selbstverständlichen Recht des Arbeitgebers, die Mailboxen seiner Mitarbeiter einsehen zu dürfen, kann deshalb keineswegs ausgegangen werden. Umso wichtiger ist es für Sie, zu klären, was bei Ihrer Abwesenheit und der Ihrer Kollegen mit der elektronischen Post geschieht. Während Sie Ihren E-Mail- Schriftverkehr im Urlaub oder bei Dienstreisen noch planmäßig durch automatische Weiterleitungen oder Autoresponder organisieren können, haben Sie im Falle eines Unfalls oder bei Krankheit ein Problem.

Sofern man sich auf Kriterien für eine „erlaubte Verletzung“ des Briefgeheimnisses und das dafür erforderliche Verfahren (zum Beispiel Einbeziehung einer Vertrauensperson, des Betriebsrats oder des Datenschutzbeauftragten) geeinigt hat, muss natürlich sichergestellt sein, dass der Zugriff technisch möglich ist. Das dürfte in der Regel über den Administrator des betrieblichen Mail-Systems kein Problem darstellen. Um mögliche Missverständnisse zu vermeiden, müssen die Mitarbeiter darüber informiert sein, dass es diesen potenziellen „Mitwisser“ im Unternehmen geben muss. Ein höchstpersönlich gewähltes Kennwort unterscheidet sich nicht von den Passwörtern, die den Anwendern von der EDV-Abteilung zugeteilt wurden.

Für unvernetzte Betriebe ohne zentrale Mail-Verwaltung bedeutet das im Normalfall, dass alle Mitarbeiter die Zugangsdaten zu ihren Mailboxen für den Ausnahmefall hinterlegen müssten. Um einem denkbaren Missbrauch unter Kollegen vorzubeugen, kann das in versiegelter Form bei einem vertrauenswürdigen Dritten, etwa einem Rechtsanwalt oder Notar, geschehen, der über die beschlossenen Notfall-Modalitäten informiert ist.

Private E-Mails

Die Regelung des Briefgeheimnisses innerhalb Ihres Unternehmens ist in besonderem Maße abhängig davon, ob Ihre privaten E-Mails über betriebliche Mail-Systeme gesendet und/oder empfangen werden dürfen. Ein grundsätzliches Verbot scheint ebenso unzeitgemäß, wie private Telefonate pauschal zu unterbinden. Um private und geschäftliche Korrespondenz eindeutig zu trennen und um Sicherheits-Bedenken Rechnung zu tragen, können Sie sich mit Ihrem Chef dahingehend einigen, dass private Korrespondenz auf Text-Mails ohne Anhänge beschränkt bleiben müssen oder dafür private, Web basierte Mail-Accounts wie web.de, gmx.de oder hotmail.de genutzt werden dürfen.

Legen Sie fest, wie viel Zeit Sie für private E-Mails verwenden dürfen und wie groß das Datenaufkommen sein kann. Denn ein Recht der Mitarbeiter auf Internet-Nutzung zu privaten Zwecken existiert nicht.

Sicherheitsvorkehrungen für E-Mails

Dieser Themenkomplex umfasst die inhaltliche Vereinheitlichung der Kundenansprache, Standard-Elemente jedes Schreibens, externe und interne Datenschutzbelange, den Einsatz von Verschlüsselungs- und/oder Authentifizierungs-Verfahren.

Klären Sie folgende Fragen:

• Wann sollen E-Mails spätestens beantwortet sein?
• Soll eine Art Corporate Identity im Mail-Verkehr erkennbar werden? Wenn ja, wie?
• Sollen Textbausteine oder „Signaturen“ (also Absender-Angaben am Ende jeder Mail) vereinheitlicht werden?
• Sollen Signaturen zu Marketing- Zwecken genutzt werden?
• Sind allen Mitarbeitern die Grundzüge der „Netikette“ geläufig?
• Sollen E-Mails ausschließlich als reine Textnachrichten verschickt werden oder sind andere Formate (TML/RTF) denkbar?
• Dürfen die bekanntlich besonders virengefährdeten Dateianhänge (Attachments) verschickt/empfangen werden?
• Wenn ja: in welchem Format?
• Wie wird sichergestellt, dass die Computer der Empfänger nicht mit Viren infiziert werden?
• Dürfen automatisierte Bestätigungsanforderungen verschickt werden?
• Für welche unter Umständen formgebundenen betrieblichen Vorgänge – wie Angebote oder Rechnungen – dürfen oder sollen E-Mails genutzt werden?
• Welche E-Mails müssen per Post oder Fax zusätzlich bestätigt werden?
• Welche Art interner Dokumente dürfen grundsätzlich - an welchen Empfängerkreis - verbreitet werden? Welche definitiv nicht?
• Auf welche Art werden Verteiler zusammengestellt und welches Empfängerfeld („An“, „CC“ oder „BCC“) wird in welchen Fällen für Rundbriefe genutzt?
• Dürfen Kollegen – mit Zustimmung eines abwesenden Mitarbeiters – aus einem „fremden“ Account heraus Mails verschicken? Müssen in diesem Fall entsprechende Hinweise gegeben werden?
• Was darf im Klartext verschickt werden?
• Welches Verschlüsselungsverfahren wenden Sie bei vertraulichen Sendungen an?
• Wie werden die Authentizität, also der Beweis der Urheberschaft, sowie die Unversehrtheit der eigenen Nachrichten gesichert?
• Sollen digitale Signaturen verwendet werden?

Achtung: Diese Checkliste ist im Internet für Sie zum Download vorbereitet: www.assistenz.com

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