Als Sekretärin oder Assistentin werden Sie darum gebeten, ein Empfehlungsschreiben für einen Mitarbeiter zu verfassen.
Die Person, um die es sich dreht
Überlegen Sie erst einmal selbst, wie gut und wie lange Sie die Person kennen, für die Sie eine Empfehlung schreiben sollen.
Wenn die Person eine Kollegin oder ein Kollege ist, führen Sie die Beschäftigungsdauer, den Verantwortungsbereich der Position und wichtige Projekte, die sie/er durchgeführt hat, auf.
Sie können über Ihr Unternehmen und dessen Aktivitäten schreiben. Fügen Sie hier Ihre allgemeine Meinung über die Person ein.
Holen Sie sich für solche Empfehlungsschreiben immer Rückendeckung bei Ihrem Chef.
Die Beurteilung im Detail
In diesem Teil geben Sie eine detailliertere Beurteilung über die Person als Angestellte/en ab, ebenfalls in Absprache mit dem Vorgesetzten. Beschreiben Sie die Leistungen bei speziellen Aufgaben und führen Sie besondere Verdienste auf. Welche Stärken und Schwächen zeigt die Person am Arbeitsplatz? Wie ist die Zusammenarbeit mit ihr?
Zum Charakter der Person
Zum Abschluss können Sie eine allgemeine Charakterisierung der Person und ihres Verhaltens einfügen. War die Person im Allgemeinen verantwortungsvoll, freundlich, herzlich, unangenehm, faul, gehässig?
Geben Sie schließlich Ihr Urteil ab, inwieweit Sie die Person für die Position empfehlen, die sie/er anstrebt: ohne Vorbehalte, besonders, mit einigen Vorbehalten oder überhaupt nicht. Bevor Sie die Empfehlung schreiben, bitten Sie die Person um eine Liste ihrer Projekte, da Ihnen wahrscheinlich nicht alle bekannt sind.
Sie lehnen es besser ab, ein Empfehlungsschreiben zu verfassen, wenn Sie mit der Person nicht viel zu tun hatten, um keine vage oder falsche Empfehlung schreiben zu müssen.
Beispiel:
Sehr geehrte Frau Dr. Kammer,
ich kenne Frau Patrizia Jürgens seit vielen Jahren aus Ihrer Tätigkeit als Sekretärin von Herrn Gerhard Ruppert und seinem Nachfolger Herrn Martin Damm.
Frau Jürgens bringt neben Berufserfahrung die spezifischen Eigenschaften mit, die im Bereich von Assistenz und Sekretariat wichtig sind: Loyalität, Diskretion, Übersicht, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen.
Frau Jürgens kann Ihr Unternehmen aufgrund ihrer Qualifikationen und ihrer Persönlichkeit wirkungsvoll unterstützen.