Wie möchte Ihr Unternehmen nach außen hin wirken? Altmodisch, verstaubt und behäbig? Oder eher innovativ, dynamisch und vertrauenswürdig? Wenn Sie glauben, dass eher die letzten Eigenschaften der gewünschten Corporate Identity entsprechen sollten, dann sollte jegliche Kommunikation nach außen diesen Anforderungen entsprechen. Da Sie mit Ihrer Korrespondenz nach außen kommunizieren, prüfen Sie, ob Ihre Briefe diesen Anforderungen entsprechen.
Der SekretärinnenBriefeManager hat für Sie die zehn peinlichsten und verstaubtesten Korrespondenzfloskeln zusammengestellt, die wir in zahlreichen Briefen entdeckt haben.
Ihnen wünschen ich, dass Sie so wenige Formulierungen wie möglich
wiedererkennen.
1. In der Anlage finden Sie
Gemeint ist wohl, dass der Versender etwas mitgeschickt hat. Warum sagt er es dann nicht? Statt Klartext zu reden, gibt er dem Empfänger zu verstehen, dass das beigefügte Gut in der (Grün-)Anlage versteckt ist und "selbiger" sich jetzt auf die Suche machen muss.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt:
- Den Prospekt habe ich Ihnen, wie versprochen, mitgeschickt.
- Die mitgeschickten Unterlagen informieren Sie über ...
- Sie erhalten ...
2. Beigefügt erhalten Sie/Wir senden Ihnen beigefügt
Was heißt das nun? Wer ist beigefügt? Die Unterlagen? Wohl kaum, denn wenn Sie diese beiden Sätze genau unter die Lupe nehmen, stellen Sie schnell fest, dass man es hier mit grammatikalischem Blödsinn zu tun haben. "Beigefügt erhalten Sie": Das Wörtchen "beigefügt" bezieht sich auf "Sie". Und damit liegt der Empfänger mit im Umschlag. Korrekt müsste es heißen: "Sie erhalten die beigefügten Unterlagen."
Ähnlich – aber noch wesentlich mysteriöser – ist diese Formulierung: "Wir senden Ihnen beigefügt ..." Hier liegen gleich mehrere Personen im Umschlag, nämlich "wir", da das Wort "wir" sich auf "beigefügt" bezieht. Auch hier müsste die korrekte, wenn auch nicht besonders pfiffige Formulierung lauten: "Sie erhalten die beigefügten Unterlagen."
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Lassen Sie die Finger von allem „Beigefügten“, denn mit diesen Formulierungen langweilen Sie Ihre Empfänger von Anfang an! Schreiben Sie besser: "Sie erhalten heute Informationsmaterial über ..."
3. In vorstehender Angelegenheit
Wie viel steht die Angelegenheit denn vor – Zentimeter oder gar mehr? Und "Angelegenheit" – ist das nicht ein klein wenig zu nüchtern ausgedrückt, um eine Beziehung zu Ihrem Kunden aufzubauen?
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Streichen Sie diese und
ähnliche Formulierungen ersatzlos. Sagen Sie einfach, worum es geht. Es ist doch offensichtlich, dass das, was Sie in Ihren Briefen schreiben, sich auf "vorstehende Angelegenheit" bezieht – worauf denn sonst?
4. Bezug nehmend auf Ihre freundliche Anfrage
Ein Kunde hat um ein Angebot gebeten – so sieht also Ihr Einstiegssatz aus? Sollte der Kunde sich noch an andere Unternehmen "zwecks Angebotserstellung" gewandt haben, so wird der Wortlaut der einleitenden Sätze Ihrer Mitbewerber genauso aussehen wie Ihrer. Glauben Sie, dass das Ihr Angebot besonders interessant macht oder Sie außergewöhnliche Kompetenz dadurch ausdrücken? Nein, denn die "Wischiwaschi-Formulierung" wird überlesen und es geht nur noch um den Preis.
Es geht doch sowieso nur um den Preis, sagen Sie? Nicht immer. Wenn ein Anbieter im Preis höher liegt als sein Mitbewerber, er aber kompetent, vertrauenswürdig und verlässlich auftritt, so sind nicht wenige bereit, mehr Geld zu bezahlen. Wenn Sie das nicht überzeugt, dann hilft vielleicht folgendes Argument: Es schadet nicht, wenn Sie zu alternativen Einstiegsformulierungen bei Angeboten greifen:
- Wir freuen uns, dass Sie auf die langjährige Erfahrung der/des(Unternehmensname) im Bereich XY setzen.
- Unser Angebot haben wir entsprechend Ihren individuellen Wünschen erstellt.
- Vielen Dank für Ihr Vertrauen: Wir haben Ihnen ein Angebot erstellt, das Ihren persönlichen Wünschen und Anforderungen entspricht.
5. In vorbezeichneter Angelegenheit nehmen wir Bezug auf Ihr Schreiben vom ... und nehmen dazu wie folgt Stellung: ...
Würden Sie so sprechen, wenn Sie jemand um Ihre Meinung bitten würde? Hoffentlich nicht!
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Beziehen und bedanken Sie sich nicht per se. Kommen Sie sofort zur Sache. Sprechen Sie die "Angelegenheit" direkt an.