Weiter geht's mit den peinlichsten und verstaubtesten Korrespondenzfloskeln:
6. Zu Ihrer freundlichen Kenntnisnahme übersenden wir Ihnen heute
So würden Sie nicht reden, oder? Dann schreiben Sie es auch nicht. Was ist "freundliche Kenntnisnahme" überhaupt für eine Formulierung? Und warum "übersenden" Sie, statt zu "senden" oder zu "schicken"? Und besser wäre, Sie schrieben "Sie erhalten" statt "Wir senden".
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt:
- Sie erhalten heute unseren aktuellen Prospekt.
- Sie erhalten heute eine Kopie des Schreibens für Ihre Unterlagen.
7. Für heute verbleiben wir höflich
Wo und wie verbleiben Sie genau? Und Sie halten sich selbst für höflich? Wie unaufdringlich! Diese Formulierung könnte verstaubter und altmodischer nicht sein. Bitte beenden Sie Ihren Brief mit einem Punkt und lassen Sie die Grußformel nicht mit einfließen. Dieser Satz existiert nur, weil man häufig meint, noch irgendetwas schreiben zu müssen. Stimmt aber nicht.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Beenden Sie Ihren Brief mit einem freundlichen Satz, der nichts mit "verbleiben" zu tun hat. Dieser Satz ist aber sehr individuell und kann lauten:
- Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns anzurufen!
- Rufen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben.
8. In der Hoffnung, Ihnen hiermit gedient zu haben
... und Ihnen bald die Füße küssen zu dürfen? Merke: Höflichkeit hat nichts mit Unterwürfigkeit aus Kaisers Zeiten zu tun.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Hören Sie auf zu dienen! Helfen Sie bei Fragen weiter und unterstützen Sie.
- Sie haben noch Fragen? Bitte rufen Sie Birgit Müller unter der 040 1234-56 an, sie hilft Ihnen gern weiter.
- Wenn Sie noch Wünsche oder Anregungen haben, helfe ich, Birgit Müller, Ihnen gern weiter.
9. Herr XY steht Ihnen jederzeit persönlich zur Verfügung.
Hmmm! Das macht Appetit auf mehr! Wie persönlich denn genau? Oder ist das nicht gemeint? Hilft er mir eventuell nur weiter, wenn ich Fragen zu der im Brief geschilderten "Angelegenheit" habe, oder geht der Kundenservice ein Stück weiter? Die Erwartungen des Lesers, die durch eine solche Formulierung geweckt werden, entsprechen sicher nicht den Vorstellungen des Herrn XY.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Niemand steht irgendjemand
zur Verfügung – und schon gar nicht persönlich oder besser noch "jederzeit".
- Wenn Sie Fragen haben, hilft Ihnen Herr XY gern weiter.
- Wenn Sie Fragen haben, berät Herr XY Sie gern.
10. Die uns freundlicherweise überlassenen Unterlagen erhalten Sie zu unserer Entlastung zurück.
Ganz schön brutal. Waren die Unterlagen eine solch große Last? Haben sie gar Schmerzen verursacht oder war es einfach nur unangenehm für Sie, dass Sie sie so lange aufbewahren mussten? So haben Sie es nicht gemeint? Genau das signalisieren Sie aber mit dieser Formulierung!
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt:
- Sie erhalten heute Ihre Unterlagen zurück.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einige der verstaubten Formulierungen
verwenden, ist sofortiges Handeln erforderlich. Bringen Sie die Korrespondenz in Ihrem Unternehmen auf einen aktuelleren Stand – Ihre Kunden danken es Ihnen!