Damit der Empfänger Ihrer E-Mail auf den ersten Blick erkennt, worum es in der E-Mail geht, versehen Sie Ihre E-Mail mit einem aussagekräftigen Betreff. Denn Sie wissen selbst: Der Betreff ermöglicht dem Empfänger Ihrer Nachricht einen effektiven Umgang damit. Ist der Betreff aussagekräftig, hat dies den Vorteil, dass die E-Mails nach Prioritäten geöffnet werden können. Immer mehr Sekretärinnen erhalten täglich über 50 E-Mails. Dass ein Arbeiten nach Prioritäten sich dafür genauso empfiehlt wie für andere Tätigkeiten, liegt auf der Hand.
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Deshalb: Erleichtern Sie den Empfängern mit eindeutigen und aussagekräftigen Betreffs die bessere Verwaltung. Auch ein nachträglicher Zugriff auf bereits eingesehene, alte E-Mails wird dadurch vereinfacht.
Betreff bei empfangenen E-Mails nachträglich verändern
Wenn Sie E-Mails erhalten haben, die einen nichtssagenden Betreff haben, dann können Sie diesen ändern. Das könnte Ihnen das Wiederfinden erleichtern oder der geänderte Betreff verrät Ihnen, was Sie mit der E-Mail noch machen müssen – je nachdem, welchen neuen Betreff Sie vergeben.
- Öffnen Sie die entsprechende E-Mail und klicken Sie mit dem Cursor in die Betreffzeile.
- Löschen Sie dann die Betreffzeile mit der Rücklöschtaste.
- Geben Sie den neuen Text für die Betreffzeile ein.
- Schließen Sie die E-Mail wieder.
- Bestätigen Sie die „Änderungen speichern“-Abfrage mit „Ja“.
Und schon haben Sie den geänderten Text in der Betreffzeile.
Die Betreffzeile beinhaltet den ganzen E-Mail-Text – geht das?
Wenn es ganz schnell gehen soll und Sie beispielsweise firmenintern kommunizieren, kann es passieren, dass Sie das, was Sie zu sagen haben, einfach nur in die Betreffzeile schreiben. Dagegen ist nichts einzuwenden – vorausgesetzt, dem Empfänger ist klar, dass er die E-Mail nicht öffnen muss. Ansonsten fühlt er sich ein klein wenig hinters Licht geführt, wenn er die E-Mail öffnet und nichts Weiteres darinsteht.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Schreiben Sie am Ende des Betreffs „Ende der E-Mail“ oder „ohne Text“. So weiß der Empfänger, dass sich außer der Betreffzeile nichts in der E-Mail befindet.
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