Der erste Brief- oder E-Mail-Kontakt nach einem ebenfalls ersten telefonischen Kontakt mit einem Kunden oder Geschäftspartner ist entscheidend. Ihr Unternehmen will sich von seiner besten Seite präsentieren. Sorgen Sie mit einem besonders guten ersten Satz dafür, dass das von Anfang an gelingt.
Office Korrespondenz aktuell verrät Ihnen, wie Sie auch solch schwierige Briefeinstiege meistern.
Stellen Sie sich vor, Sie hätten gerade mit einem Kunden telefoniert und versprochen, ihm einen Prospekt oder ein Angebot zuzuschicken. Wie starten Sie in Ihren Brief?
So bitte nicht:
Sehr geehrter Herr Krause,
Bezug nehmend auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat überreichen wir Ihnen in der Anlage …
Kommt Ihnen diese Formulierung bekannt vor? Klar, denn sie ist schon über 100 Jahre alt und wird gern verwendet. Aber mit einer zeitgemäßen Kommunikation hat das nicht viel zu tun. Als treue Leserin von Office Korrespondenz aktuell wissen Sie:
- „Bezug nehmend“ ist in der modernen Korrespondenz tabu. Denken Sie nicht einmal im Traum daran, diese Formulierung in Ihren Texten zu verwenden.
- Und „überreichen“ tun Sie die Anlage mit Sicherheit auch nicht, oder? Bitte verwenden Sie als Alternative nicht „übersenden“, das macht es nicht besser, denn der ganze Satz ist Murks!
Auch davon sollten Sie die Finger lassen
Sehr geehrte Frau Schneider,
vielen Dank für das freundliche Telefonat. In der Anlage erhalten Sie wie besprochen ...
Das abschreckende Beispiel Nummer zwei ist zugegebenermaßen nicht so schlimm wie das erste. Hier hapert es in erster Linie an Kreativität, da Standardformulierungen verwendet werden.
- „Vielen Dank für das freundliche Telefonat.“ Millionenfach geschrieben und gelesen. Diese Formulierung wirkt unehrlich und emotionslos.
- „In der Anlage“ – das wissen Sie selbst, das schreibt man nicht mehr.
Schreiben Sie lieber so:
Vorschlag 1: Sie schicken Unterlagen am gleichen Tag
Sehr geehrte Frau Schneider,
gleich nach unserem Telefonat habe ich die Unterlagen für Sie zusammengestellt: unsere aktuellen Prospekte ...
Vorschlag 1a: Der Kunde hatte Fragen, die Sie schriftlich beantworten müssen
Sehr geehrte Frau Schneider,
gleich nach unserem Telefonat habe ich mich für Sie schlau gemacht …
Vorschlag 2: Wenn Sie in einer Branche mit lockerem Ton arbeiten
Guten Tag, liebe Frau Krause,
versprochen ist versprochen ... Der mitgeschickte Prospekt informiert Sie über ...
Vorschlag 3: Passt immer und kommt immer an
Sehr geehrter Herr Dr. Wegner,
entschuldigen Sie, dass Sie uns erst anrufen mussten, um unseren neuen Prospekt zu erhalten. Das kommt garantiert nicht wieder vor.