"Eigentlich" müsste es doch genügen, wenn ein Termin am Telefon vereinbart und bestätigt wird, oder? In den meisten Fällen ist dies auch ausreichend.
Doch haben Sie manchmal auch das Gefühl: "Ob das wohl gut geht?". Oder Sie denken, ob es bei diesem Kunden nicht angebracht wäre, ein paar Zeilen zu dem Termin zu schreiben. Das wirkt verbindlicher.
Und dann ist da noch Folgendes: Der Termin steht an - und niemand kommt. Die erste Panikattacke setzt ein. War es mein Fehler? Habe ich am Telefon etwas Falsches gesagt?
Mit einem Blick auf Ihre schriftliche Terminbestätigung wären alle Zweifel schnell verflogen oder schlimmstenfalls bestätigt. Sie sehen, es gibt viele gute Gründe, einen Termin gelegentlich schriftlich zu bestätigen.
Terminbestätigung per Brief, per Fax oder per E-Mail?
Wenn der Kunde nicht vorgibt, auf welchem Wege er die Terminbestätigung erhalten möchte, entscheiden letztendlich Sie, welches Kommunikationsmedium Sie wählen.
Grundsätzlich gilt: Eine Terminbestätigung per E-Mail ist heutzutage die Regel, eine Terminbestätigung per Fax eher die Ausnahme.
Unsere Empfehlung:
- Je offizieller der Anlass,
- je empfindlicher der Kunde,
- je höher gestellt der Korrespondenzpartner,
desto empfehlenswerter ist die Terminbestätigung per Brief.
Beachten Sie:"Alles klar!" ist auch für eine elektronische Terminbestätigung ein bisschen wenig. Schreiben Sie solche E-Mails mit der gleichen Sorgfalt, wie Sie auch einen Brief schreiben.
Wenn auch Sie nach neuen Ideen für Ihre "schnellen" Briefe suchen, ist der Beitrag des Sekretärinnen Handbuchs "Termine bestätigen" für Sie ideal.
Das gehört in Ihre Terminbestätigung
Es sind zwar nur ein paar harmlose Zeilen, dennoch läuft man gerade bei Routinekorrespondenz Gefahr, etwas zu vergessen, da man ihr nicht so viel Aufmerksamkeit widmet.
Daran sollen Sie in Ihrer Terminbestätigung mindestens denken
Datum und Tag
Geben Sie den Tag in der Terminbestätigung immer sicherheitshalber mit an. Einigen fällt erst ein, dass Sie gar keine Zeit haben, wenn sie lesen, dass der Termin beispielsweise an einem Dienstag stattfindet.
Uhrzeit und - wenn ansehbar - auch die Dauer des Gesprächs
Das Ende der Verabredung in der Terminbestätigung anzugeben, ist besonders höflich. Tun Sie das, soweit die Besprechungsdauer absehbar ist.
Adresse mit Raumbezeichnung
Gerade bei Unternehmen mit mehreren Firmensitzen geben Sie in Ihrer Terminbestätigung unbedingt die Adresse mit an. Außerdem: Besonders in größeren Unternehmen ist die Angabe des Raums, in dem das Meeting stattfindet, nahezu unverzichtbar. Die Mitarbeiter am Empfang wissen häufig nicht Bescheid. So ist es hilfreich, wenn der Gast weiß, wo er erwartet wird.
Wegbeschreibung, falls erforderlich
Viele Wegbeschreibungen sind nicht das Papier wert, auf dem sie gedruckt sind. Fügen Sie der Terminbestätigung bitte nur leserliche und hilfreiche Beschreibungen bei. Alles andere schenken Sie sich besser und entwerfen lieber eine neue Wegbeschreibung für Ihr Unternehmen.
Teilnehmerkreis
Dabei sind Einladende und Eingeladene häufig sehr großzügig. Jemand bringt einfach noch jemanden zum Termin mit, oder es wurde kurzfristig noch jemand zum Gespräch dazugebeten. Das gehört sich nicht.
Informieren Sie in Ihrer Terminbestätigung immer über alle Teilnehmer. Alles andere ist schlechter Stil. Sie können Ihren Gesprächspartner auch auffordern, Sie über weitere Teilnehmer zu informieren. Das bewahrt Sie selbst vor größeren Überraschungen.
Was Sie sonst noch bei Ihrer Terminbestätigung beachten sollten
Wenn Sie anlässlich des Termins ein Mittag- oder Abendessen planen, informieren Sie Ihren Gesprächspartner unbedingt darüber.
"Die besten Formulierungen für Ihre Terminbestätigung per E-Mail und Brief" finden Sie im Tipp vom 6. März 2008 oder im Sekretärinnen Handbuch im Kapitel T36 "Termine bestätigen".