"Es tut uns leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass …" – so sollten Ihre Terminabsagen nicht mehr beginnen. Das ist hölzern und klingt nach Sprache aus dem letzten Jahrhundert. Formulieren Sie Terminverschiebungen und -absagen freundlich und ohne Floskeln. Das Sekretärinnen-Handbuch zeigt Ihnen in der aktuellen Ausgabe, wie das funktioniert. Und hier geht’s zum vollständigen Beitrag "Terminmanagement per E-Mail".
Am schnellsten geht das Terminmanagement per E-Mail
In den meisten Büros wird das gesamte Terminmanagement per E-Mail erledigt. Das ist schnell und sicher, denn am Telefon kann es schon einmal zu Missverständnissen kommen.
Außerdem: Vielen ist es angenehmer, im Rahmen des Terminmanagements eine Absage oder eine Verschiebung per E-Mail zu kommunizieren als persönlich. Auch das ist okay.
Ausnahme: In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, einen Termin per Brief abzusagen oder zu verschieben. Das macht das Terminmanagement zwar etwas langwieriger und funktioniert nur bei langfristiger Planung. Doch ist der bisherige Kontakt zum Geschäftspartner bevorzugt über Briefe gelaufen und scheint dieser das Medium Brief zu bevorzugen, sollten Sie ihn mit einer Absage per E-Mail nicht vor den Kopf stoßen. Wenn sich Ihre Absage besonders spontan ergeben hat und es schnell gehen muss, ist natürlich für ein optimales Terminmanagement aller auch der Griff zum Telefon erlaubt.
Überstürzen Sie beim Terminmanagement nichts
Die E-Mail ist ein schnelles Medium – auch für Ihr Terminmanagement –, und leicht ist auf "Senden" geklickt. Dann ist es schon zu spät: Die Nachricht ist draußen – wenn nicht sogar schon angekommen. Auch wenn es "nur" eine Terminverschiebung ist, verfassen Sie sie sorgfältig und lesen Sie sie Korrektur! Denn auch mit kurzen Schreiben zeigen Sie sich entweder von Ihrer besten Seite – oder auch nicht.
Das sollten Sie nicht mehr schreiben
Der Floskelteufel beherrscht das Terrain auch des Terminmanagements.
Im Sekretärinnen-Handbuch finden Sie eine kleine Auswahl an Formulierungen, die Sie nicht mehr verwenden sollten. Und hier einen kleinen Vorgeschmack:
So nicht:Bezug nehmend auf den oben genannten Termin, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass ...
Wieso "Bezug nehmend"? Natürlich geht es um den oben genannten Termin – um welchen denn sonst? Und: "Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass ..." – das geht auch einfacher.
Besser so: Herr Dr. Bremer muss den Termin am 12. April verschieben – er bittet um Ihr Verständnis.
Neun ausgefallen E-Mails, inklusive zweier englischer Varianten für ein perfektes Terminmanagement finden Sie hier ...