Wenn Sie einen Termin vereinbaren, sollte Ihr Brief oder Ihre E-Mail freundlich und präzise formuliert sein. Mit dieset Terminvereinbarung präsentieren Sie auch die Philosophie Ihres Unternehmens. Sieht sich Ihr Unternehmen innovativ, kundenfreundlich und modern? Dann sollten auch Ihre Terminvereinbarungen genau diesen Geist transportieren.
So sollten Sie eine Terminvereinbarung nicht formulieren
Einige Standardformulierungen in Terminvereinbarungs-E-Mails und -Briefen liest man immer wieder.
So nicht:
Hiermit möchten wir anfragen, ob Sie uns die Möglichkeit geben, Ihnen unser Unternehmen zu präsentieren.
Das sagen wir dazu: Der Klassiker "hiermit" ist tabu für eine zeitgemäße Korrespondenz – also auch für eine Terminvereinbarung. Denn, wenn nicht "hiermit", womit sonst? Insgesamt wirkt der ganze Satz wenig selbstbewusst und zu unterwürfig.
Besser so:Wir möchten uns bei Ihnen vorstellen – unser Unternehmen – unsere Stärken – unseren Dienstleistungsumfang.
Oder so könnte Ihre Terminvereinbarung auch aussehen:Könnten Sie sich vorstellen, dass wir uns einmal bei Ihnen vorstellen? Wir würden Ihnen dann kurz und bündig unser Unternehmen und die Produktpalette präsentieren.
So nicht: Wir möchten Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen und bieten Ihnen folgende Termine zur Auswahl an.
Das sagen wir dazu: "Wir möchten" hat auch in einer Terminvereinbarung keinen Platz. Tun Sie es!
Besser so: Wir laden Sie zu einem Vorstellungsgespräch ein.
Oder so:Wir möchten Sie gerne kennen lernen.
So nicht: Im Anschluss an Ihren Besuch auf unserem Messestand würden wir Ihnen gern unser Unternehmen präsentieren.
Besser so: Sie haben uns auf der CeBIT besucht – wir hatten den Eindruck, Sie könnten sich vorstellen, mehr über uns und unsere Produkte zu erfahren. Wir kommen gern zu Ihnen und überzeugen Sie von unseren Produkten und unserer Zuverlässigkeit.
Oder so:Damit der erste Kontakt am Messestand nicht gleichzeitig zur Anfangs- und Endstation unserer Geschäftsbeziehungen wird, würden wir Ihnen gerne einmal unsere neuen Kopierer vorstellen. Wann können wir Sie überfallen?
Terminvereinbarung per E-Mail oder Brief?
Bei der Wahl des Mediums für Ihre Terminvereinbarung ist Ihr Fingerspitzengefühl gefragt. Es lässt sich nicht pauschal sagen, wann Sie die E-Mail wählen und wann Sie sich für einen Brief entscheiden sollten. Sie kontaktieren einen Messebesucher? Entscheiden Sie sich für einen Brief. Das wirkt seriös. Sie vereinbaren einen Termin mit einem Bewerber? Entscheiden Sie sich für das Medium, über das bisher die Kommunikation abgewickelt wurde. Eilt es? Dann rufen Sie an und schicken eine Bestätigungs-E-Mail.
Was gehört in jedem Fall in Ihre Terminvereinbarung?
Wichtig ist, dass Sie präzise formulieren. Lassen Sie in Ihrer Terminvereinbarung keine Zweifel über Ort und Zeit des Treffens. Missverständnisse passieren sehr schnell, vor allen Dingen dann, wenn beide Firmen verschiedene Standorte haben. Ihr Unternehmen hat seinen Sitz in München, doch Ihr Chef ist an zwei Tagen in der Woche in der Filiale in Düsseldorf? "Bei uns" kann dann sehr schnell missverstanden werden. Geben Sie in solchen Fällen in der Terminvereinbarung immer die genaue Adresse an.
Konkretisieren Sie in der Terminvereinbarung das Datum
"Wir schlagen den 16. Februar vor." Dies ist zwar konkret, aber ergänzen Sie sicherheitshalber den Wochentag. So vermeiden Sie, dass Sie sich im Monat vertun oder der Geschäftspartner falsch nachschaut. Irrtümer bei der Terminvereinbarung werden bei "Dienstag, 16. Februar" schneller entdeckt und, noch besser, von vornherein vermieden.