Überraschend viele Schreiben wirken bürokratisch, unfreundlich, gleichgültig, gedankenlos oder gar nachlässig. Das ist nicht gerade der Eindruck, den Sie bei den Empfänger(inne)n Ihrer Briefe hinterlassen wollen. Machen Sie es besser: Arbeiten Sie konsequent an einem guten Briefstil. In diesem Tipp lesen Sie, wie einfach es ist, Briefe freundlich, überzeugend und ansprechend zu formulieren.
Schlechte Briefe gibt es genug - machen Sie es besser! Der Beitrag "Briefstil trainieren" aus Der große Knigge zeigt Ihnen wie.
Tipp 1 für einen überzeugenden Briefstil: Orientieren Sie sich beim Schreiben am gesprochenen Wort
Das bedeutet nicht, dass umgangssprachliche Redewendungen den Briefstil verbessern. Im Gegenteil: Die Wörter, die Sie gebrauchen, sollten durchaus der Hoch- beziehungsweise Schriftsprache entstammen. Aber formulieren Sie Ihre Sätze bewusst so, wie Sie sie Ihrem Gegenüber auch im persönlichen Gespräch sagen würden. Dann fallen umständliche, allzu bürokratisch anmutende Satzkonstruktionen automatisch weg. Denn wer greift schon zum Telefonhörer und sagt dem Menschen am anderen Ende der Leitung: "Bezug nehmend auf Ihr gestriges Schreiben bitte ich Sie um folgende Auskunft hinsichtlich der Lieferzeiten ..."
Das würden Sie im direkten Gespräch vermutlich eher so formulieren: "Ich hab da grade Ihr Angebot bekommen. Jetzt muss ich noch einmal genau nachfragen, welche Lieferzeiten gelten ..."
Ganz genau dieser Wortlaut wäre natürlich kein guter Briefstil. Aber schon mit leichten Veränderungen wird daraus eine brieftaugliche Formulierung, die von einem viel besserem Briefstil zeugt als der Einstieg mit "Bezug nehmend ...".
Ein korrekter und verständlicher Briefstil wäre: "Gerade habe ich Ihr Angebot bekommen, vielen Dank! Zu den Lieferzeiten habe ich eine Frage: ..."
Tipp 2 für einen überzeugenden Briefstil: Bevorzugen Sie konkrete statt abstrakter Begriffe
Gerade Oberbegriffe - die den Briefstil von Behörden so gerne prägen - sind oft abstrakt. Prüfen Sie, ob ein anschaulicher, verständlicher Unterbegriff in Ihrem Fall nicht ebenfalls treffend ist. Sprechen Sie - sofern möglich - lieber vom "Stadtpark" statt von "städtischen Grünanlagen", von einer "Erklärung" oder einer "Ankündigung" statt von einer "Verlautbarung", von "Schulen" oder "Universitäten" statt von "Bildungseinrichtungen" oder von "Briefkontakt" statt von "Schriftverkehr".
Merken Sie etwas? Verwenden Sie in Ihrem Briefstil abstrakte Begriffe machen Sie es dem Empfänger schwer, sich ein Bild vom Gemeinten zu machen. Wenn Sie mit einem Menschen Briefkontakt haben, erklärt dies die Art der persönlichen Beziehung. Schriftverkehr hingegen ist ein abstrakter, anonymer Ausdruck.
Der große Knigge - Mit Takt und Stil zum Ziel
Wer abstrakte Begriffe in seinem Briefstil verwendet, macht Dinge komplizierter, als sie es eigentlich sind. Der Empfänger erfasst nicht intuitiv, was gemeint ist, sondern muss sich Gedanken machen. Das lenkt ihn aber womöglich vom eigentlichen Inhalt des Briefes ab. Daher gilt: Je bildhafter die Ausdrücke, die Sie gebrauchen, desto besser Ihr Briefstil.
Tipp 3 für einen überzeugenden Briefstil: Benutzen Sie Verben statt Hauptwörter
Ein lebendiger und fesselnder Briefstil bedeutet auch, wenig Hauptwörter zu verwenden und stattdessen aussagekräftige Verben zu gebrauchen. Natürlich können Sie nicht alle Hauptwörter weglassen, sie sind schließlich der wichtigste Bestandteil unserer Sprache. Aber Sie sollten vor allem diejenigen Hauptwörter aus Ihrem Briefstil streichen, die aus einem Verb hervorgegangen sind und es ersetzen. Dies sind vor allem Wörter, die auf "-ung" enden. Gehen Sie sparsam damit um. Insbesondere mehrere "-ung"-Wörter in einem Satz wirken bürokratisch.
Aufgepasst: Ein Wort zieht komplizierte Hauptwortkonstruktionen geradezu zwangsläufig nach sich, obwohl es selbst ein Verb ist. Es ist das Wort "erfolgen", ein wahrer Umstandskrämer innerhalb der deutschen Sprache. Dieses Wort macht aus einem ansonsten guten Briefstil ganz schnell einen schlechten Briefstil.