Wie möchten Sie, dass Ihr Unternehmen nach außen hin wirkt? Altmodisch, verstaubt und behäbig? Oder eher innovativ, dynamisch und vertrauenswürdig? Wenn Sie glauben, dass eher die letzten Eigenschaften der gewünschten Corporate Identity entsprechen, dann sollte jegliche Kommunikation nach außen diesen Anforderungen entsprechen und frei von Korrespondenzfloskeln sein. Da auch Sie mit Ihrer Korrespondenz nach außen kommunizieren, prüfen Sie, ob Ihre Briefe dem genügen.
Das Sekretärinnen-Handbuch hat Sie die zehn am häufigsten gebrauchten Korrespondenzfloskeln zusammengestellt, die wir immer wieder in Briefen entdecken. Ich habe einige davon für Sie herauspepickt. Sollten Sie auch die übrigen Korrespondenzfloskeln auf einen Blick haben wollen, klicken Sie hier ... Ihnen wünschen wir, dass Sie nur wenige Formulierungen wiedererkennen.
Korrespondenzfloskel 1. "In der Anlage finden Sie"
Gemeint ist wohl, dass der Versender etwas mitgeschickt hat. Warum sagt er es dann nicht? Statt Klartext zu reden, gibt er dem Empfänger zu verstehen, dass das beigefügte Gut in der (Grün-)Anlage versteckt ist und "selbiger" sich jetzt auf die Suche machen muss.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt:
- Den Prospekt habe ich Ihnen wie versprochen mitgeschickt.
- Die mitgeschickten Unterlagen informieren Sie über ...
- Sie erhalten ...
Korrespondenzfloskel 2. "Beigefügt erhalten Sie"
"Wir senden Ihnen beigefügt" ist auch so eine Korrespondenzfloskel, bei der man sich fragt: Was heißt das nun? Wer ist beigefügt? Die Unterlagen? Wohl kaum. Denn wenn wir diese beiden Sätze genau unter die Lupe nehmen, stellen wir schnell fest, dass wir es mit grammatikalischem Blödsinn zu tun haben. Das Wörtchen "beigefügt" bezieht sich auf "Sie". Und damit liegt der Empfänger mit im Umschlag. Korrekt müsste es heißen: "Sie erhalten die beigefügten Unterlagen."
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Lassen Sie die Finger von allem "Beigefügten", denn mit diesen Formulierungen langweilen Sie Ihre Empfänger von Anfang an.
Schreiben Sie besser:
- Sie erhalten heute Informationsmaterial über ...
Korrespondenzfloskel 3. "In vorstehender Angelegenheit"
Wie viel steht die Angelegenheit denn vor? Und "Angelegenheit" – ist das nicht zu nüchtern ausgedrückt, um eine Beziehung zu Ihrem Kunden aufzubauen?
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Streichen Sie diese und ähnliche Korrespondenzfloskel ersatzlos. Sagen Sie einfach, worum es geht. Es ist doch offensichtlich, dass das, was Sie in Ihren Briefen schreiben, sich auf "vorstehende Angelegenheit" bezieht – worauf denn sonst?
Korrespondenzfloskel 4 und 5 finden Sie hier ...
Korrespondenzfloskel 6. "Zu Ihrer freundlichen Kenntnisnahme übersenden wir Ihnen heute"
So würden Sie nicht reden, oder? Dann schreiben Sie es auch nicht. Was ist das überhaupt für eine Formulierung, "freundliche Kenntnisnahme"? Und warum "übersenden" Sie, statt zu "senden" oder zu "schicken". Und besser wäre, Sie schrieben "Sie erhalten" statt "wir senden."
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt:
- Sie erhalten heute unseren aktuellen Prospekt.
- Sie erhalten heute eine Kopie des Schreibens für Ihre Unterlagen.
Korrespondenzfloskel 7. "Für heute verbleiben wir höflich"
Wo und wie verbleiben Sie genau? Und Sie halten sich selbst für höflich? Wie aufdringlich! Diese Korrespondenzfloskel könnte verstaubter und altmodischer nicht sein. Bitte beenden Sie Ihren Brief mit einem Punkt und lassen Sie die Grußformel nicht mit einfließen. Dieser Satz existiert nur, weil man häufig meint, noch irgendetwas schreiben zu müssen. Das stimmt aber nicht.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Beenden Sie Ihren Brief mit einem freundlichen Satz, der nichts mit "verbleiben" zu tun hat. Dieser Satz ist sehr individuell und kann lauten:
- Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns anzurufen.
- Rufen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben.
Die Korrespondenzfloskeln 8 bis 10 können Sie hier – gemeinsam mit dieser Überraschung – kostenlos anfordern ...