Das Beschluss- oder Ergebnisprotokoll ist die gebräuchlichste Form des Protokolls im Berufsleben. Folgende Angaben müssen Sie darin immer machen:
- Thema bzw. Tagesordnung
- Unternehmensbereich/Abteilung
- Teilnehmerkreis
- Moderator/Vorsitzender
- Protokollführer
- Tagungsdatum
- Tagungsort
- Tagungsdauer
- Anträge und Beschlüsse (wörtlich)
- Unterschriften (Vorsitzender und Protokollführer)
Das Protokoll ist dann genehmigt, wenn niemand Widerspruch erhebt. Hat ein Teilnehmer einen Einwand, ist bei der nächsten Sitzung ein Beschluss notwendig, ob das Protokoll geändert werden muss.
Folgendes müssen Sie beim Schreiben des Protokolls beachten:
- Schreiben Sie knapp und verständlich. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche.
- Fassen Sie es klar, objektiv und sachlich ab.
- Bringen Sie keine eigene Meinung oder Ihre Gefühle zum Ausdruck. Bleiben Sie unparteiisch.
- Schreiben Sie so, dass der Inhalt Ihres Protokolls auch von einem Nichtbeteiligten einwandfrei verstanden werden kann.
- Fassen Sie die einzelnen Besprechungspunkte logisch zusammen. Nummerieren Sie nach den einzelnen Tagesordnungspunkten (TOP 1, TOP 2 usw.).
- Passen Sie Aufmachung und Länge des Protokolls dem Zweck an.
- Achten Sie darauf, dass der Protokollrahmen und die Behandlung des Protokolls den allgemeinen Richtlinien entsprechen (s. oben).
- Schreiben Sie leicht verständlich.
Schreiben Sie Ihr Protokoll immer in der Gegenwartsform und in indirekter Rede. Beschlüsse geben Sie wörtlich wieder. Aussagen über Tatsachen geben Sie im Indikativ, Meinungen im Konjunktiv wieder. Beispiele:
- Frau Huber stellt die Bewerberinnen vor. Sie sagt, dass sich fünf Damen um die Position beworben haben.
- Frau Groß meint, es sei besser, diese Stelle noch in einer anderen Zeitung auszuschreiben.
Weitere Tipps zum Thema 'Protokolle verfassen' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside