Mittlerweile werden in deutschen Unternehmen mehr E-Mails als Faxnachrichten versendet. Doch der Versand einer Faxnachricht ist in vielen Situationen nach wie vor sinnvoller als der Versand einer E-Mail.
In diesen Fällen macht eine Faxnachricht Sinn:
- Sie versenden mehrere Kopien von einem Vorgang, die Sie nicht im PC gespeichert haben, zum Beispiel Buchkopien.
- Der Übertragungsweg per E-Mail ist Ihnen nicht sicher genug, und Sie wissen, dass der Empfänger das Dokument am Empfangsfax sofort abfängt, sodass es kein anderer einsehen kann.
- Sie haben ein Originaldokument, eventuell ein ausgefülltes Formblatt, das Sie sonst einscannen müssten.
- Sie brauchen vom Empfänger eine Unterschrift, die er zurückfaxen soll. (z. B. Hotelreservierungen).
Eines sollten Sie vorab wissen: Die DIN 5008 gibt keine Hinweise zur Gestaltung von Faxnachrichten. Unsere Empfehlungen beruhen also auf den Empfehlungen für einen höflichen Umgang miteinander und denen für eine zeitgemäße Korrespondenz.
"Vorab per Fax" ...
Was immer wieder vorkommt: Ein Brief wird vorab als Faxnachricht verschickt. Da ein Vermerk erforderlich ist wie zum Beispiel "Vorab per Fax", stellt sich die Frage: Wo positionieren Sie ihn?
... ins Anschriftenfeld der Faxnachricht?
Der Vermerk gehört nicht in das Anschriftenfeld, denn er hat mit der Anschrift nicht das Geringste zu tun.
Office Korrespondenz aktuell empfiehlt: Setzen Sie ihn am besten mit zwei Leerzeilen Abstand zum Anschriftenfeld der Faxnachricht, so dass er beim Briefversand nicht durch das Fensterkuvert zu sehen ist. Sie können den "Vorab per Fax"-Vermerk fett setzen.
Angabe zur Seitenanzahl auf der Faxnachricht
Wenn Sie die Seitenanzahl auf Ihrer Faxnachricht angeben möchten, was bei einigen Sendungen Sinn macht, empfiehlt Office Korrespondenz aktuell: "Vorab per Fax - 3 Seiten". Faxen Sie allerdings ein Faxformular, haben viele DIN Empfehlungen, die für die Korrespondenz gelten, keine Bedeutung mehr.
Worauf Sie beim Versand von Faxnachrichten auf Faxformularen achten sollten:
- Behalten Sie die Empfehlungen für die Schreibweise von Datum, Uhrzeit und Zahlen in Ihrer Faxnachricht bei.
- Nicht offizielle Faxnachrichten können per Hand erstellt werden, vorausgesetzt, Sie haben eine leserliche Handschrift.
- Bleiben Sie bei der 12-Punkt-Schrift. Größere Schriften füllen mehr Papier und benötigen eine längere Übertragungszeit.
- Die Abkürzung „MfG" ist auch in einer Faxnachricht unhöflich.
- Obwohl Sie den Empfänger des Faxes im Formularkopf angeben, sollten Sie nicht auf die Anrede wie zum Beispiel "Sehr geehrte Frau Müller" verzichten.
Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz finden Sie in Office Korrespondenz aktuell.
- Wenn Sie eine Faxnachricht aus dem Computer heraus versenden, ergänzen Sie unterhalb Ihres Namens "Computerfax, deshalb nicht unterschrieben". Dieser Zusatz entfällt natürlich, wenn Sie Ihre Unterschrift eingescannt haben.
- Vermeiden Sie aufwendige Logos und Graustufen. Das alles verlängert die Übertragungszeit.
- Geben Sie in Ihrer Faxnachricht auch immer Ihre eigene Faxnummer mit an. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre Faxnummer in der Faxkennung deutlich zu lesen ist.
- Achten Sie darauf, dass beim Faxempfang oft oben eine Empfangszeile aufgedruckt wird. Positionieren Sie also Text, auch handschriftliche Ergänzungen, niemals ganz am Rand.