Dass Bürokratendeutsch und geschraubte Floskeln in der modernen Korrespondenz out sind, ist Ihnen längst bekannt. Trotzdem lässt sich auch die eine oder andere Assistentin immer wieder einmal von einigen noch kursierenden Untugenden in der Korrespondenz anstecken. Wir haben für Sie eine Reihe von Beispielen für moderne Einstiegssätze zu verschiedenen Anlässen in der Geschäftskorrespondenz zusammengestellt, an denen Sie sich orientieren können.
Am besten halten Sie sich immer an folgenden Grundsatz, wenn Sie Ihre Briefe schreiben:
Formulieren Sie natürlich – so, als würden Sie der Person, an die Sie schreiben, gegenübersitzen und mit ihr persönlich sprechen.
Absage an einen Bewerber: „Vielen Dank für Ihre Bewerbung vom 22. März 2004 als Sachbearbeiter. Wir möchten Sie nicht unnötig lange warten lassen. Jeder Bewerber hat seine Qualitäten – und jeder Chef hat seine eigenen Vorstellungen, wie der neue Mitarbeiter sein soll. Wir haben uns deshalb für einen anderen Bewerber entschieden.“
Schreiben Sie nie: „In der Anlage schicken wir Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zu unserer Entlastung zurück“ – oder Ähnliches. Es genügt, wenn Sie diese unter Anlagen am Ende Ihres Briefes vermerken.
Auftragsbestätigung: „Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, unsere Produkte persönlich ,unter die Lupe zu nehmen‘. Wie gewünscht bestätigen wir die einzelnen Punkte unserer Vereinbarung: ...“
Entschuldigung: „Sie haben Recht – wir haben Ihnen ... zu viel berechnet/ einen falschen Artikel geliefert.“
Dank (für Geschenk): „Mit Ihren netten Zeilen und dem schönen Präsent haben Sie mir eine große Freude bereitet. Vielen Dank.“
Einladung: „Haben Sie am 5. November Zeit? Wir laden Sie herzlich zu unserer ... Feier / Veranstaltung / Präsentation ein. Lassen Sie sich von uns in die Welt ... der Farben / der Zukunftstechnologie entführen!“
Bezug auf Gespräch: „Vielen Dank, dass Sie sich am 10. November Zeit für ein persönliches Gespräch genommen haben.“
Konflikt: Wir legen Wert darauf, gute Beziehungen zu unseren Geschäftspartnern zu pflegen. Dazu gehört für uns auch eine offene Kommunikation. Wir ... haben in letzter Zeit den Eindruck, dass Sie nicht einverstanden sind mit ...
Terminverschiebung: Leider muss ich unseren Termin am ... (Datum) um ... (Uhrzeit) kurzfristig absagen. Völlig unvorhergesehen hat sich ergeben, dass (hier Begründung angeben) ...“
Mängel: Es muss einmal gesagt werden: In letzter Zeit sind wir mit Ihrem Service nicht besonders zufrieden.
Zusage:Vielen Dank für das nette Gespräch am ... (Datum) und Ihr freundliches Angebot. Hier kommt, wie versprochen, meine Entscheidung für Sie. Es ist ein klares JA.
Zwischenbescheid: Manchmal dauert es ein bisschen länger als vorgesehen. Wir ... (haben noch nicht alle Teilnehmer erreicht / konnten noch nicht alle Unterlagen ausführlich sichten). Wir bitten Sie, sich noch bis zum ... (Datum) zu gedulden.
Abmahnung: Wir haben Sie bisher als zuverlässigen und korrekten Mitarbeiter kennen gelernt. Bitte verstehen Sie, dass wir ... (Beschreibung des Fehlverhaltens) nicht akzeptieren können. Deshalb erteilen wir Ihnen heute eine Abmahnung.
Schreibfehler: Auch wir sind vor dem Druckfehlerteufel nicht ganz sicher. Deshalb müssen wir unser Angebot vom ... korrigieren. Berichtigt sieht es so aus: ...
Unterlagen: Hier sind die versprochenen Unterlagen für Sie.
Angebot: Vielen Dank für Ihre Anfrage vom ... . Wir haben für Sie eine Auswahl von ... (Produkten) zusammengestellt, die Sie überzeugen wird.
Lieferschwierigkeiten: Die Resonanz auf unser ... (Produkt) übertrifft alle Erwartungen. Wir haben so viele Bestellungen erhalten, dass wir Sie heute bis zum ...(Datum) um Geduld bitten müssen.
1. Mahnung: Kann es sein, dass unsere Rechnung in Ihrer Verwaltung irgendwo „untergegangen“ ist?
2. Mahnung: Noch immer warten wir auf die Bezahlung unserer Rechnung Nummer ... vom ... über ... .
3./letzte Mahnung: Wenn wir ein gerichtliches Mahnverfahren gegen Sie in die Wege leiten, kostet Sie das ... zusätzlich zu unserem Rechnungsbetrag. Das können Sie sich ersparen!