Von Januar bis Juli ist Weihnachten noch so fern wie der Nordpol, und dann, ganz plötzlich, ist der 24. Dezember. Wie jedes Jahr kommt Weihnachten wieder einmal völlig überraschend und ungeplant.
Mit den Vorbereitungen für die alljährliche Weihnachtspost, die im November ja eigentlich schon in vollem Gang sein sollten, konnten Sie neben all Ihren anderen Aufgaben bisher noch nicht einmal anfangen. Aber trösten Sie sich: Sie sind nicht die Einzige, die wieder einmal in die „Zeitsprungfalle" getappt ist. Jetzt heißt es vor allen Dingen Nerven behalten und systematisch vorgehen, dann geht Ihre Weihnachtspost auch garantiert noch rechtzeitig vor Weihnachten raus.
Zwar erscheint die November/Dezember Ausgabe des Sekretärinnen BriefeManagers mit dem Top Thema Weihnachten erst nächste Woche, aber einen kleinen Einblick will ich Ihnen schon jetzt geben. Denn in gleich zwei Beiträgen geht es nicht nur darum, wie Sie Ihre Weihnachtspost in diesem Jahr optimal vorbereiten, sondern hier finden Sie auch „Die 10 besten Formulierungen für Ihre Weihnachtskarte". Aber der Reihe nach.
Bevor Sie mit Ihrer Weihnachtspost beginnen: Überprüfen Sie Ihre Adressliste
Im Normalfall haben Sie in Ihrem Unternehmen eine Adressdatenbank, in der Kunden, Geschäftspartner und die besonderen Kontakte Ihres Chefs vermerkt sind. Nur manchmal hat jede Abteilung auch eine eigene Adressliste und so kann es - gerade beim Thema Weihnachtspost - leicht zu Unstimmigkeiten kommen. Um Ihre Liste mit den Listen anderer Abteilungen vergleichen zu können, lassen Sie sich Ausdrucke erstellen, zum Beispiel von der Verkaufsabteilung, der Buchhaltung und der Marketingabteilung. So sehen Sie am besten, welche Adressen veraltet, aktuell oder eventuell neu hinzugekommen sind.
Haben Sie noch die Liste von der Weihnachtspost des Vorjahrs? Umso besser, denn mit dieser Liste haben Sie bereits einen guten Anhaltspunkt, wie viele Karten oder Briefe Sie benötigen und wer außer den Grüßen auch ein Geschenk zu Weihnachten erhält.
Wenn Sie keine Liste vom Vorjahr haben, erstellen Sie Ihre neue Liste auch schon im Hinblick auf das nächste Jahr. Sie ersparen sich so für Ihre zukünftige Weihnachtspost einen großen Teil der Vorarbeiten.
Geben Sie in Ihre (neue) Liste nicht nur die Adresse ein, sondern auch, welche Geschenke Sie mitgeschickt haben und welche Mitarbeiter die Briefe mit unterschrieben haben.
Mein Tipp: Speichern Sie diese Liste als Datei in Ihrem PC. Dann können sie so jedes Jahr leicht ergänzen. Am einfachsten ist es aber, wenn Sie alle wichtigen Informationen rund um Ihre Weihnachtspost direkt in der Adressdatenbank vermerken können. So können Sie Kennzeichen vergeben, wie zum Beispiel „Weihnachtspost 2007" oder „Weihnachten 2007: Präsent 1" und die Adressen bestimmten internen Ansprechpartnern zuweisen. Eine Selektion der Kennzeichen vom letzten Jahr dauert dann gerade mal ein paar Sekunden und Sie können die Adressen gezielt den Ansprechpartnern zur Überprüfung geben.