Wenn Sie bislang noch nicht dazu gekommen sind, sich intensiv mit Ihrer Weihnachtspost zu befassen, dann wird´s jetzt höchste Zeit. Der Weihnachts-Endspurt – zumindest im Büro – hat begonnen.
Assistenz & Sekretariat Inside hält ein paar wichtige Tipps für all diejenigen bereit, die ihre Weihnachtsgrüße noch nicht endgültig vorbereitet haben.
Wann verschicken?
Am besten fangen Sie sofort mit der Erstellung aller Weihnachtskarten und –briefe an. Denn Assistenz & Sekretariat Inside empfiehlt, dass Sie Ihre Weihnachtsgrüße bereits in der 1. Adventswoche verschicken.
Damit haben Sie die Garantie, dass der Empfänger nicht schon in einer Flut von Weihnachtspost sitzt, sondern Ihren Brief aufmerksam liest. Weisen Sie mit wenigen Worten darauf hin, warum sie schon so früh schreiben: „Damit unsere Weihnachtsgrüße Sie nicht in der größten Weihnachtshektik erreichen ...“
So sorgen Sie für Aufmerksamkeit Sie möchten, dass Ihr Weihnachtsgruß in der großen Menge der Weihnachtspost nicht untergeht? Dann sollten Sie diese Tipps beherzigen:
Beachtung findet Ihr Weihnachtsgruß, wenn Sie einen praktikablen Vorschlag für das Fest mitliefern. Das kann ein tolles Rezept sein, eine besondere Internet- Seite mit Weihnachtsmotiven zum Herunterladen, ein praktischer Vorschlag für ein Weihnachtsgeschenk oder ein Gedicht. Verfassen Sie Ihren Brief handschriftlich, dann fällt er schon beim Vorsortieren ins Auge und geht nicht in der Fülle unter
Wenn Ihnen das zu viel Mühe macht, können Sie das Original auch einscannen und ausdrucken. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass die gewählten Formulierungen auch allgemein passend sind. Soll der eingescannte Brief trotzdem eine persönliche Note haben, können Sie die Anrede handschriftlich einsetzen.
Haben Sie die Weihnachtspost-Empfänger in einer Datenbank gespeichert? Dann können Sie ganz einfach einen Serienbrief schreiben. Schön ist es dann, wenn Sie den Namen des Empfängers im Text wiederholen: „Nun wünsche ich Ihnen, lieber Herr Müller, ein gesegnetes Weihnachtsfest.“
Sie können Briefe auch individualisieren, indem Sie Textbausteine verwenden, die Sie, je nach Empfänger, individuell zusammenstellen. Dabei können Sie Menschen aus ganz unterschiedlichen Bereichen mit dem gleichen Textgerüst persönlich ansprechen. Wählen Sie für gedruckte Weihnachtspost eine besonders attraktive Schrift. Sehr schön ist eine Schreibschrift wie „Künstler Script“ oder „French Script“.
Gestalten Sie Ihre Weihnachtspost abwechslungsreich
Sie haben viele Möglichkeiten der unterschiedlichen Gestaltung Ihrer Weihnachtspost. Sie können aus den unter Word oder Ami Pro zur Verfügung stehenden Cliparts oder Clipart-CD-ROMs mit wenig Aufwand Weihnachtssymbole in Ihren Weihnachtsbrief einbauen und beispielsweise als Wasserzeichen hinterlegen. Sie können aber auch Fotos von Ihren Mitarbeitern oder Ihrem Firmengebäude einscannen.
Neuerdings gibt es Weihnachtskarten mit Duft oder Weihnachtsmelodien, die beim Öffnen erklingen. Achten Sie jedoch immer darauf, dass Sie Klasse beweisen: Wählen Sie deshalb einen hochwertigen Briefbogen oder beispielsweise eine Karte aus handgeschöpftem Papier mit passendem Umschlag.
Überlegen Sie bei Weihnachtspost an Geschäftspartner und Kunden aber genau, mit welcher Art von Post sich Ihr Unternehmen identifizieren kann. Die Devise lautet: Die Post muss zu Ihrem Unternehmen passen.
Überraschen Sie mit Weihnachtspost
Als Weihnachtspost eignen sich auch besondere kleine Original-Arbeiten aus Künstlerhand. Dabei müssen es keine immens teuren Werke sein, aber Unikate bekommen Sie auch schon für ein kleineres Budget. Veröffentlichen Sie zum Beispiel in Malschulen und Kunstakademien Ihren Wunsch, kleine Kunstwerke in Postkartengröße zu kaufen, die sich als Weihnachtskarten eignen.
Schaffen Sie einen aktuellen Bezug
Jedes Jahr bietet eine Fülle einmaliger Ereignisse, die es sich lohnt als Weihnachtskarte wieder aufzugreifen. Es muss ja nicht immer gleich ein Jahrtausendwechsel sein.
Weihnachtsgrüße per Internet
Die Versendung Ihrer Weihnachtspost per Internet ist sicherlich nicht für jeden Empfänger die richtige Methode, die preiswerteste ist es in jedem Fall. Vorausgesetzt, alle Empfänger verfügen über einen entsprechenden Internet-Zugang.
Verknüpfen Sie Ihre Gruß-Mail mit einer Grafikdatei, die Weihnachtsgrüße enthält. Sie können aber auch ein Weihnachtslied mit verschicken, wenn Sie, besser gesagt Ihr PC, entsprechend ausgerüstet ist.
Weihnachtspost-Tabelle leicht gemacht
Damit Sie auch im nächsten Jahr noch wissen, wer welche Weihnachtspost bekommen hat, empfehle ich Ihnen, eine Weihnachtsliste anzulegen. Das geschieht am besten in Form einer Datei im Computer:
Erstellen Sie Rubriken für folgende Bereiche:
- Geschäftsfreunde, Geschäftspartner
- Kollegen, Mitarbeiter
- Lieferanten
- Dienstleister (Steuerberater, Reisebüro, Friseur...)
- Vereine/Verbände
- Hausmeister, Zeitungsbote
- Freunde/Bekannte/Verwandte
Sie können für jedes Jahr eine gesonderte Spalte anlegen und dort genau vermerken, was als Weihnachtsgeschenk überreicht wurde.
Sie haben nun einen genauen Überblick und außerdem gleichzeitig eine Liste fürs Finanzamt, der Sie nur noch den entsprechenden Beleg beilegen müssen.
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