In diesem Tipp geht es darum, Ihnen einige Anregungen zu geben, wie Sie auf ganz individuelle Weise mit einem Musterbrief umgehen können.
Wir zeigen Ihnen,
- welche Wirkung Sie mit einer kleinen Änderung erzielen,
- wie Sie mühelos Ihre individuellen „Farbtupfer“ einbringen,
- wie Sie Briefe an Ihre Branche, an Ihre Region, an Ihre spezielle Situation anpassen,
- wie Sie Formulierungen verstärken oder abmildern.
Wie Sie z. B. die Musterbriefe des SekretärinnenBriefeManagers im Handumdrehen auf Ihre speziellen Bedürfnisse zuschneiden, das demonstrieren wir für Sie an einem Beispiel.
Ab und zu,
sehr geehrter Herr Gärtner,
sage ich zu und dann wieder ab.
Ich tue das garantiert nicht leichtfertig – sozusagen nach Lust und Laune. Aber Sie wissen, wie schnell sich Überschneidungen im Terminkalender ergeben und dass man selbst nur in begrenztem Umfang noch „Herr oder Herrin seiner Zeit“ ist. So ergeht es mir jetzt mit unserem Gesprächstermin, den wir für Donnerstag, 18. Dezember, eingeplant hatten. Diesen Termin muss ich leider absagen. Sie können mir glauben, dass ich dies aus triftigen Gründen tue. Ich bitte um mildernde Umstände und um einen neuen Terminvorschlag.
Freundliche Grüße
Mertens GmbH
Vera Habicht
Sekretärin des Bereichsleiters Technik
Kürzen Sie den Musterbrief, reduzieren Sie ihn auf die Kernaussage
Sie – oder Ihr Chef – wollen in dieser Situation die Kernaussage des Musterbriefes nicht sonderlich umrahmen und direkt zur Sache kommen:
Vorschlag:
Den für Donnerstag, 18. Dezember, geplanten Gesprächstermin muss ich absagen. Sie können mir glauben, dass ich dies aus triftigen Gründen tue. Ich bitte um mildernde Umstände und um einen neuen Terminvorschlag.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Kopieren Sie nur die für Ihre Situation brauchbaren Passagen aus dem Musterbrief.
Ergänzen Sie den Musterbrief mit individuellen Aussagen
Ergänzen Sie den Musterbrief – oder den von Ihnen gekürzten Musterbrief:
Um der Aussage Nachdruck zu verleihen:
- Dieses gemeinsame Anliegen verträgt keinen Aufschub. Ich hoffe, dass wir schon möglichst bald einen Gesprächstermin finden werden.
- Ich weiß, dass Ihr Terminkalender Verschiebungen nur schwer verkraftet. Aber wir sollten unbedingt sofort einen neuen Anlauf nehmen.
Um die Aussage abzumildern:
- "Was lange währt, wird endlich gut." Also kein Grund zur Panik. Wir werden ganz sicher schon bald einen Gesprächstermin finden.
Um regionale Farbtupfer einzubringen:
- Sie wissen ja, wie gern ich in Ihre Gegend komme. Die schwäbische Küche ist für mich ein Magnet, dem ich nicht widerstehen kann.
Um saisonale Farbtupfer einzubringen:
- Mal sehen, ob wir diesen gemeinsamen Termin noch vor den Weihnachtsferien hinbekommen oder ob bei unserem Treffen schon die ersten Blätter sprießen werden.
Um branchenspezifische Verhältnisse aufzugreifen:
- Ich weiß, dass der Anlagenbau auf Hochtouren läuft und Sie am Rotieren sind. Da ist es nicht so einfach, Sie für einen Zwischenstopp zu gewinnen.
Um an gemeinsame Erlebnisse, Erfahrungen anzuknüpfen:
- Bisher lief es mit unseren Terminvereinbarungen wie am Schnürchen. Aber dieses Mal ist irgendwie der Wurm drin.
- Sie erinnern sich: Wir hatten dieses Treffen spontan am Messestand vereinbart. Mein Interesse an einer Kooperation ist nicht nur geblieben, sondern inzwischen gestiegen.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Durch einen individuellen Zusatz machen Sie aus dem allgemeinen Musterbrief einen ganz speziellen, der für Ihre Situation wie maßgeschneidert wirkt.