Im Grunde genommen müsste es doch genügen, wenn Sie einen Termin am Telefon vereinbart haben, oder? In den meisten Fällen ist dies auch ausreichend. Doch fragen Sie sich manchmal auch, ob das wohl gut geht oder ob es bei diesem Kunden nicht angebrachter wäre, ein paar Zeilen zu schreiben. Das wirkt verbindlicher.
Und dann ist da noch Folgendes: Der Termin steht an – niemand kommt. Die erste Panikattacke setzt ein: War es mein Fehler? Habe ich am Telefon etwas Falsches gesagt? Mit einem Blick auf Ihre schriftliche Bestätigung wären alle Zweifel schnell verflogen oder schlimmstenfalls bestätigt.
Sie sehen, es gibt viele gute Gründe, Termine gelegentlich schriftlich zu bestätigen.
Mit Office Korrespondenz aktuell haben Sie schnell Muster-Terminbestätigungen zur Hand:
Das gehört in Ihre Terminbestätigung
Es sind zwar nur ein paar harmlose Zeilen, dennoch läuft man gerade bei Routinekorrespondenz Gefahr, etwas zu vergessen, da man ihr nicht so viel Aufmerksamkeit widmet.
Daran sollten Sie denken
- Datum und Tag
- Uhrzeit und – wenn absehbar – Dauer des Termins
- Adresse mit Raumbezeichnung
- Wegbeschreibung, falls erforderlich
- Teilnehmerkreis
Hier einige Beispiele für gelungene Terminbestätigungen:
Ich freue mich, dass Sie sich die Zeit für ein persönliches Gespräch nehmen!
Ich werde am Dienstag, 15. Mai 20.., pünktlich um 14:30 Uhr bei Ihnen in der Wagner-Straße 13 sein.
Ich freue mich, dass unsere Besprechung bald stattfinden kann. Schön, dass Sie zu uns kommen!
Wie verabredet treffen wir uns am Freitag, den 25. Mai 20.., um 15 Uhr in unserer Zentrale, Wickinghauser Weg 10, 24938 Hamburg.
Viele Wege führen zu uns. Den schnellsten finden Sie, wenn Sie unserer Wegbeschreibung folgen. Ich füge sie diesem Brief bei.
Jetzt hat es geklappt. Das ist prima!
Wir werden uns also am Mittwoch, 23. Mai 20.., um 14 Uhr treffen, um alle Einzelheiten unserer Vereinbarung noch einmal durchzugehen. Ich rechne damit, dass wir etwa 1,5 Stunden benötigen.
Treffpunkt ist das Hauptgebäude der Astmann GmbH, Wickinghauser Weg 10 in 24938 Flensburg.
Ich bin sehr froh, dass wir uns bei unserer letzten Sitzung so schnell auf einen Nachfolgetermin einigen konnten. In Absprache mit Ihnen allen wurde Dienstag, der 19. Juni 20.., als nächster Termin für die GF-Sitzung festgelegt.
Wir beginnen ausnahmsweise um 11 Uhr, da Herr Müller und Herr Dr. Berger erst an diesem Morgen von einer Geschäftsreise zurückkommen.
Vielen Dank für Ihren Anruf! Ihr Terminvorschlag passt mir sehr gut.
Ich werde am Montag, 21. Mai 20.., um 11 Uhr bei Ihnen sein. Ich schätze, dass wir etwa eine Stunde benötigen.
Wir freuen uns, dass Sie uns in einem persönlichen Gespräch Gelegenheit geben, Ihnen unser Sortiment vorzustellen.
Unser Termin ist der 18. Juni 20.., Treffpunkt ist Ihr Unternehmen in der Merseburger Straße 12. Sie haben mit meinem Kollegen Andreas Pichl besprochen, dass er um 15:30 Uhr bei Ihnen sein wird.
Wir haben am Telefon vereinbart, dass sich Herr Friedhelm Kersting am Mittwoch, 23. Mai 20.., um 14 Uhr mit Herrn Carsten Weber trifft, um die Einzelheiten der Vereinbarung zu besprechen.
Das Gespräch findet in unserem Unternehmen statt: Lachmannweg 22 in 22589 Hamburg.
Wunderbar, dass wir so schnell einen Termin vereinbaren konnten! Wie verabredet findet das Gespräch in Ihrem Unternehmen statt. Ich werde am Freitag – 11. Mai – pünktlich um 10 Uhr bei Ihnen sein.
Mein Kollege Peter Weigelt würde gern dabei sein, um Sie kennen zu lernen. Außerdem ist er unser Spezialist für Sonderanfertigungen.