Telefonieren Sie ständig Kollegen hinterher, nur damit diese ihre Termine einhalten? Wer oft nachfragt, läuft Gefahr, zu nerven und am Ende nicht mehr richtig ernst genommen zu werden. Mit einer energischen Terminerinnerung per E-Mail schaffen Sie Abhilfe. Außerdem ersparen Sie sich so Diskussionen mit den Kollegen. Nebenbei haben Sie dadurch schriftliche Nachweise in der Hand, wie oft und wann Sie nachgehakt haben. Den größten Erfolg werden Sie mit bestimmten, aber freundlichen Terminerinnerungen mit einer Prise Humor haben.
So machen Sie mit einer Terminerinnerung wirkungsvoll Druck
Achten Sie darauf, Termine immer schriftlich zu vereinbaren und Abgabefristen schriftlich zu setzen. Falls Sie sich einmal mit jemand mündlich abgesprochen haben, bestätigen Sie den Termin hinterher schriftlich per E-Mail. So haben Sie etwas in der Hand, wenn der andere nachher nichts mehr davon gewusst haben will. Sie erhöhen auf diplomatische Weise von Anfang an den Druck, indem Sie schon bei der Fristsetzung klarstellen, dass Sie nicht mehr mit einer separaten Terminerinnerung an den Termin erinnern werden.
Wenn die Kollegen ihren Pflichten dann trotzdem nicht rechtzeitig nachkommen, erinnern und mahnen Sie freundlich, aber bestimmt. Folgende Punkte gehören in eine gute Terminerinnerung:
- Was war zu erledigen – und bis wann?
- Feststellung: Es ist nicht erledigt.
- Welches sind die Konsequenzen? Zum Beispiel: fehlende Daten für ein Meeting
- Was ist jetzt zu erledigen – und bis wann?
Machen Sie sich aber durch Ihre Terminerinnerung auf keinen Fall zur Mitschuldigen. Ihre Kollegen haben ihre Bummeleien selbst zu verantworten.
So nicht:
Vielleicht hätte ich Sie gestern noch einmal kurz an den Abgabetermin erinnern sollen. Hoffentlich werden Sie jetzt noch rechtzeitig fertig.
Mit dieser Terminerinnerung erzeugen Sie keinen Druck – im Gegenteil: Sie liefern dem Bummler gleich die passende Ausrede.
Besser so:
Sie wissen, dass Hubert Seiwert die Verkaufszahlen morgen Früh der Geschäftsführung vorlegen muss. Bitte geben Sie bis spätestens 16 Uhr ab. Je früher Sie es schaffen, umso eher kann Herr Seiwert noch einen Blick darauf werfen und Ihnen Änderungswünsche durchgeben.
Diese Terminerinnerung macht freundlich und bestimmt Druck.
Formulieren Sie Ihre Terminerinnerung mit Humor – und nicht verbissen. Wie? Das lesen Sie in Der SekretärinnenBriefeManager.
So erhöhen Sie zusätzlich zu Ihrer Terminerinnerung den Druck
Sie müssen schon zum zweiten Mal bei einem Kollegen nachhaken? Eine Terminerinnerung sollte eigentlich genügen. Erinnern Sie den Kollegen erneut per E-Mail und leiten Sie – für den Kollegen sichtbar – diese Terminerinnerung "CC." an Ihren Chef weiter. Ein drittes Mal Nachbohren werden Sie sich bestimmt sparen können.
Aber was tun Sie, wenn ein Kollege Ihre Terminerinnerung(en) wiederholt ignoriert oder Sie genau wissen: "Den muss ich immer mehrfach bitten – auf Anhieb erledigt er nichts."? Wenn Sie so einen "Härtefall" haben, sprechen Sie mit Ihrem Chef. Schlagen Sie vor, im Namen Ihres Chefs ein Schreiben zu formulieren, in dem Sie den Mitarbeiter verwarnen. Bitten Sie Ihren Chef dann darum, den Brief von seinem E-Mail-Account zu verschicken. Damit verstärkt er den Druck, den Sie schon aufgebaut haben. Wetten, dass sich der Kollege in Zukunft nicht mehr zweimal bitten lässt?
Wie Sie nicht formulieren sollten, lesen Sie in Der SekretärinnenBriefeManager in Kapitel T350 "Terminerinnerung intern".
Oft braucht es einige Zeit und Hartnäckigkeit, bis die Mitarbeiter die Sekretärin wirklich als Vertreterin des Chefs akzeptieren. Aufgaben werden nur dann sofort oder pünktlich erledigt, wenn der Auftrag direkt vom Chef kommt. Abhilfe schaffen Sie mit einer Rund-E-Mail, die von Ihrem Chef kommt und die zusätzlich am schwarzen Brett hängt. Darin stellt Ihr Chef klipp und klar fest, dass Sie als Sekretärin sein "verlängerter Arm" sind.