In jedem Unternehmen gibt es gute und schlechte Zeiten. Fällt ein Personalwechsel ausgerechnet in eine Phase, in der es einem Unternehmen etwas schlechter geht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich um den Personalwechsel die unterschiedlichsten Gerüchte ranken. Beugen Sie diesen Gerüchten vor, indem Sie so früh wie möglich alle wichtigen Informationen weitergeben, also am besten sobald Sie wissen, wie die neue Situation sich gestaltet.
Schaffen Sie Klarheit, um Gerüchten vorzubeugen. Wie, lesen Sie in der aktuellen Ausgabe des SekretärinnenBriefeManagers im Kapitel P280 "Personalwechsel, Infos an Kunden".
Fehlende Informationen bei einem Personalwechsel setzen falsche Zeichen
Gerüchte erzeugen einen Nebel, in dem sich alle verunsichert fühlen. Klarheit schafft Sicherheit und Vertrauen. Durch eine gute Informationspolitik wird jeder Nebel vertrieben und auch nach außen signalisiert, dass Ihre Kunden und Geschäftspartner trotz Personalwechsel in gewohnt guter und professioneller Art und Weise mit Ihnen weiterhin zusammenarbeiten können. Beugen Sie vor, bevor Ihre Geschäftspartner oder Lieferanten spekulieren: Informieren Sie schriftlich, per Brief oder - wenn es bei sehr guten Geschäftsbekannten etwas formloser sein darf - per E-Mail.
Einen guten Eindruck macht es normalerweise, wenn der sich verabschiedende Mitarbeiter das Schreiben selber unterschreibt - so signalisieren Sie, dass der Personalwechsel keine negativen Gründe hat.
Das gehört in Ihr Schreiben über den Personalwechsel
Was in Ihre Mitteilung gehört, ist immer abhängig vom Empfänger des Briefs und von der Position, die durch den Personalwechsel neu besetzt wurde:
Notwendige Informationen bei einem Personalwechsel in der Geschäftsleitung/Schreiben an Geschäftspartner und Kunden:
- Wann erfolgt der Personalwechsel?
- Wer wird der Nachfolger?
- Gegebenenfalls der Grund für den Personalwechsel
- Dankeschön für die bisherige Zusammenarbeit
- Bitte um Unterstützung/Vertrauen für den neuen Mitarbeiter
Notwendige Informationen bei Personalwechsel allgemein/Scheiben an Lieferanten:
- Wann erfolgt der Personalwechsel?
- Wer wird der neue Ansprechpartner?
- Eventuelle neue Zielsetzungen/Was ändern sich?
Personalwechsel: Aber bitte mit Stil!
Wenn ein langjähriger Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, versäumen Sie es nicht, ihm für seine bisherige Arbeit zu danken. Genauso selbstverständlich sollte es sein, dass - auch wenn der Personalwechsel durch ein Vergehen des Mitarbeiters zustande kam - in einem Brief an Partner oder Kunden keine schmutzige Wäsche gewaschen wird. Bleiben Sie neutral und sachlich und schreiben Sie in diesem Fall lieber, dass die Trennung im gegenseitigen Einvernehmen geschah.
So nicht:
Leider mussten wir unseren Mitarbeiter Werner Schmitz entlassen.
Dieser Satz wird garantiert zur Quelle von Gerüchten und Spekulationen und verbreitet gleichzeitig das Gefühl, dass es bei diesem Personalwechsel ein paar unschöne Details gibt.
Besser so:
Ab sofort übernimmt Herr Manfred Ebel die Funktion unseres bisherigen Mitarbeiters Werner Schmitz. Wir sind ganz sicher, dass dieser Übergang für alle Seiten problemlos verlaufen wird.
Ein Personalwechsel ist Ihre Chance zur Chefentlastung
Nicht jedem Chef sind die kleinen Feinheiten in der Kommunikation bewusst - schließlich gibt es noch keine Ausbildung zum "Diplom-Chef". Genau hier sind Sie gefragt. Setzen Sie Termine, bis wann die Informationen zum Personalwechsel spätestens weitergegeben werden sollen, sprechen Sie Ihren Chef gezielt darauf an und bereiten Sie für den Personalwechsel schon ein Schreiben vor.
Es ist auf jeden Fall besser, wenn er nur noch den einen oder anderen Satz verändert haben möchte, als wenn die Initiative für das Schreiben über den Personalwechsel von ihm ausgehen muss. Erstens geht es schneller, zweitens können Sie Ihre Kompetenz unter Beweis stellen und für echte Chefentlastung sorgen.
Die vorbereiteten Musterbriefe des SekretärinnenBriefeManagers unterstützen Sie dabei.