Jeden Morgen das gleiche Spiel: Der Posteingang ist voll. 30, 40, manchmal auch mehr E-Mails sollen Sie in kürzester Zeit bearbeiten. Doch nicht alle sind wichtig oder gleich dringend.
Mit dem folgenden Tipp bringen Sie für sich, Ihren Chef und Ihre Kollegen mehr Übersicht in den elektronischen Posteingang.
Wenn Sie intern eine E-Mail verschicken, setzen Sie in die Betreffzeile und vor den Betrefftext einen Hinweis, weshalb Sie diese E-Mail schreiben.
Beispiele:
Sie möchten einen Termin vereinbaren: „Termin – Projekt Bauhausstraße“. Sie benötigen dringend eine Entscheidung von einem Abteilungsleiter:
„Entscheidung – Rücksprache wegen Besucher morgen Nachmittag“.
Wenn Sie beispielsweise die E-Mails Ihres Chefs vorsortieren und so weit wie möglich für ihn bearbeiten, können Sie die Betreffzeile für ihn ändern und ergänzen.
Er muss mit Ihnen darüber sprechen: „Rücksprache – Reise Shanghai“.
Sie haben schon etwas für ihn erledigt: „Erledigt – Termin Dr. Pauls“.
Mit den ergänzenden Hinweisen, die zuerst in der Betreffzeile stehen, kann Ihr Chef oder Ihr Kollege ganz schnell überblicken, was für ihn in diesem Augenblick wichtig ist.
Der Office-Korrespondenz-aktuell-Tipp:
Stellen Sie eine Übersicht möglicher „Hinweiswörter“ zusammen und verschicken Sie sie in der Abteilung mit der Bitte, dass alle sie verwenden.
Beachten Sie: Wenn es Ihnen besser gefällt, verschicken Sie die Liste an Ihre Kollegen mit den entsprechenden Abkürzungen. Office Korrespondenz aktuell rät zwar von der Verwendung von Abkürzungen ab, aber vielleicht wäre es Ihnen ja abgekürzt lieber.
Hier eine Auswahl von möglichen Wörtern
Aufgabe • Eilt
Entscheidung • Erledigt
Info • Priorität 1
Termin