Ein Schreiben, das die Mitarbeiter auffordert, aus Kostengründen auf Bewährtes und Gewohntes zu verzichten, ist nicht einfach zu formulieren. Office Korrespondenz aktuell zeigt Ihnen anhand vieler Musterbriefe in der aktuellen Ausgabe, wie Sie eindeutig zum Sparen auffordern, ohne dabei kleinlich zu wirken. Wie Sie alle Musterbriefe kostenlos downloaden können, verrraten wir Ihnen hier ...
Alle Ideen und Vorschläge, die die Mitarbeiter zum Sparen auffordern sollen, müssen zwei grundsätzliche Bedingungen erfüllen:
- Wenn Sie schon deutlich zum Sparen auffordern, müssen die Maßnahmen effizient sein und wirklich einen nennenswerten Spareffekt erzielen. Spitzfindige Kleinkrämerei verunsichert Mitarbeiter und lenkt nur ab von den wesentlichen Einsparmöglichkeiten.
- Jeder Schritt zur Kostenreduzierung muss klug überlegt sein. Sie müssen den Einspareffekt und den möglichen Schaden wenn Sie zum Sparen auffordern gegeneinander abwägen. Ist es sinnvoll, wichtigen Geschäftspartnern gegenüber als kleinlicher und knauseriger Gastgeber aufzutreten und damit die Atmosphäre bei Verhandlungen erheblich zu stören? Sie können durch kleine Einschränkungen im Abholservice, bei der Bewirtung oder bei der Hotelunterkunft eine derart miserable Stimmung schaffen, dass die Geschäftsverhandlungen negativ belastet sind.
Hier stehen Einspareffekt und möglicher Schaden in keinem Verhältnis. Wenn Sie zum Sparen auffordern, verbreiten Sie keine Untergangsstimmung! Sie müssen beim Verfassen solcher Sparappelle Formulierungen finden, die klare Forderungen und Anleitungen enthalten und den Sinn dieser Maßnahmen darstellen. Vermeiden Sie unbedingt, Angst um den Arbeitsplatz zu verbreiten! Sie wollen schließlich "nur" zum Sparen auffordern.
So nicht:Sie wissen ja, wie es mit den Finanzen unserer Firma aussieht. Daher sehe ich mich leider gezwungen, folgende Sparmaßnahmen einzuführen …
Die nebulöse Andeutung zur Finanzlage wird jedes Vertrauen der Mitarbeiter in die Firma zerstören. Wenn solche Mitteilungen dann über die Flüsterpropaganda ihre Runde in der Branche oder in der Region machen, dann wird damit ein enormer Schaden angerichtet. Ebenso sollten Sie dramatisierende Formulierungen wie "… sehe ich mich gezwungen …" vermeiden, wenn Sie zum Sparen auffordern.
Besser so:
- Wenn wir uns alle an diese Regel halten, dann ist das für jeden einzelnen Mitarbeiter nur ein kleiner Schritt, aber insgesamt ein großer Schritt für unsere Firma.
- Wenn wir alle am gleichen Strang ziehen, bringen wir unsere Firma voran und bewältigen auch Krisenzeiten.
- "Old habits die hard", sagt ein englisches Sprichwort. Sie werden sicher zustimmen, dass es uns allen schwerfällt, Angewohnheiten aufzugeben. Aber ich weiß, dass Sie für Innovationen aufgeschlossen sind und die Umstellung schaffen werden.
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