Ihr Unternehmen hat seine Leistung wie vereinbart und ordentlich erbracht, doch der Kunde bezahlt nicht? Das kann schon einmal vorkommen. Nicht immer muss dies mit der schlechten Zahlungsmoral des Kunden zusammenhängen. Manchmal wird eine Rechnung einfach übersehen, oder Ihr Kunde ist noch nicht dazu gekommen zu überweisen.
In einem solchen Fall gleich eine Zahlungserinnerung oder Mahnung zu schicken, wäre nicht geschickt. Vor allen Dingen dann nicht, wenn es sich um besonders gute Kunden handelt, die sonst immer zahlen. Aber auch ein Neukunde könnte sich über Ihr zu schnelles Mahnwesen wundern und verärgert sein.
Weitere Musterbriefe für Ihre nächste Zahlungserinnerung finden Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Zahlungserinnerungen sollen nicht verärgern
Wenn Sie selbst schon einmal eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung erhalten haben, wissen Sie: Die meisten Schreiben klingen vorwurfsvoll und altmodisch. Dies ist besonders dann unvorteilhaft, wenn ein Kunde zahlen will, aber es aus einem der oben genannten Gründe noch nicht getan hat. Solche Kunden sollten Sie nicht durch vorwurfsvolle Zahlungserinnerungen verärgern.
Eine für den Kunden leicht nachvollziehbare Zahlungserinnerung hat folgende Inhalte:
- Art, Umfang und Datum Ihrer Lieferung/Leistung
- Verweis auf Ihre Rechnung mit Rechnungsnummer und -datum sowie auf den Rechnungsbetrag.
- Bitte um Bezahlung (ohne Skonto!)
- Bankverbindung
- Hinweis, dass der Kunde das Schreiben bei inzwischen erfolgter Zahlung nicht beachten soll
Musterbrief: Zahlungserinnerung – sehr freundlich
18. November 20..
Haben Sie uns vergessen?
Sehr geehrter Herr Dietrich,
wir schätzen Sie als treuen und zuverlässigen Geschäftspartner. Daher haben wir Ihren Auftrag vom 21. Oktober 20.. über die Lieferung von drei Ersatzturbinen bereits am nächsten Tag ausgeführt. Der Rechnungsbetrag von 4.789 € war am 11. November 20.. fällig. Eine Kopie der Rechnung Nr. 45/29 vom 01. November 20.. schicken wir Ihnen mit.
Vielleicht ist Ihre Zahlung an uns ja schon unterwegs. Dann werfen Sie diesen Brief ganz einfach in den Papierkorb. Sie sind noch nicht zur Bank gekommen? Dann überweisen Sie den Betrag doch bitte bis zum 01. Dezember 20.. auf das Konto 23 456 789 bei der Volksbank Hamburg Nord, BLZ 230 560 25. Oder sind Sie mit unserer Lieferung unzufrieden?
Dann rufen Sie uns doch bitte an: 0123 332218. Es lässt sich bestimmt schnell eine Lösung finden.
Freundliche Grüße
Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.