Zeitgemäße Korrespondenz muss höheren Ansprüchen gerecht werden,
als nur formal richtig zu sein. Es reicht nicht, dass ich von meinem Anliegen selbst überzeugt bin: Ich muss es schaffen, diese Überzeugung auf den Leser zu übertragen.
- Wie schaffe ich es, mit einer zeitgemäße Korrespondenz eine Brücke zwischen mir und dem Empfänger zu bauen?
- Wie treffe ich mit meinem Schreibstil den Nerv auf der anderen Seite so gut, dass ich nicht nur informiere, sondern auch mobilisiere?
- Mit welchem Netz fange ich den Leser?
Ein Weg, um Ihre Schreibweise für eine zeitgemäßen Korrespondenz auf Trab zu bringen, ist eine bildliche Ausdrucksweise. Solche Metaphern gehören zu den Stilmitteln der Literatur. In Erzählungen, Liedern, Gedichten erwarten wir eine solche Sprache. Aber im Geschäftsleben? In der zeitgemäßen Korrespondenz in Ihrem Sekretariat? Da hat doch so etwas Literarisches nichts zu suchen, oder doch?
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Setzen Sie eine bildliche Ausdrucksweise ein, um die Wirkung Ihrer Briefe zu verstärken!
Beispiel 1 für zeitgemäße Korrespondenz:
| Sie erhalten eine offizielle Abmahnung wegen Ihres Verhaltens an Ihrem Arbeitsplatz. Wir hoffen, dass Sie Ihre Einstellung und Ihre Arbeitsweise ab sofort ändern werden. | Betrachten Sie diese Abmahnung als gelbe Karte! Ich rate Ihnen eindringlich, sich in Zukunft an die Spielregeln unseres Unternehmens zu halten. Sorgen Sie selbst dafür, dass die rote Karte in der Schublade bleiben kann. |
Die Sätze in der linken Spalte sind korrekt, klingen aber rein sachlich und nüchtern. So oder so ähnlich schreibt „man“ in dieser Situation. Der Text in der rechten Spalte zieht eine Parallele zum Sport. Uns sind die gelbe Karte als Warnsignal und die rote Karte als Platzverweis vertraut.
Beispiel 2 für zeitgemäße Korrespondenz:
| Dies ist unser Katalog. Falls Sie bestellen möchten, benutzen Sie bitte unser Bestellformular. | Sie erhalten für den ersten Heißhunger unseren Katalog. Melden Sie sich, wenn Sie Appetit auf mehr haben. |
Der Satz in der linken Spalte vermittelt totales Desinteresse. Es sind indirekt – natürlich ungewollt – Botschaften enthalten wie: „Na, wenn Sie unbedingt bestellen möchten, dann tun Sie das doch! Es ist uns eigentlich egal.“ Der Interessent rechnet damit, dass der Auftrag dann mit der gleichen „Begeisterung“ ausgeführt wird. Mit der Formulierung in der rechten Spalte wird Folgendes vermittelt: „Wir möchten Sie unbedingt als Kunden gewinnen. Wir sind bereit, uns auf Ihre Wünsche einzustellen. Wir werden Ihren Auftrag mit entsprechendem Einsatz ausführen.“
Weitere Beispiele wie Sie ihre zeitgemäße Korrespondenz durch eine bildliche Ausdrucksweise „aufpeppeln“ können, finden Sie hier ...