Wenn Sie wissen, dass Sie eine E-Mail nicht sofort oder „relativ sofort“ beantworten können, verschicken Sie einen Zwischenbescheid. Sie ersparen sich damit lästiges Nachfragen von Kollegen und verärgerten Kunden. Der Zwischenbescheid hat diese Vorteile:
- Sie beruhigen den Absender.
- Sie verschaffen sich Zeit bis zur endgültigen Antwort.
- Sie verhindern fast immer Nachfragen.
Richten Sie verschiedene Zwischenbescheide als Signaturen ein
Am einfachsten ist es, wenn Sie für unterschiedliche Situationen und Umstände, falls das bei Ihnen erforderlich ist, Zwischenbescheide als Signaturen anlegen. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Sie nicht sofort/am gleichen Tag/binnen weniger Stunden beantworten können, fügen Sie einfach die passende Signatur ein und schicken dem Kunden innerhalb weniger Sekunden und mit wenigen Klicks eine Antwort.
Wie Sie eine zusätzliche Signaturen für den Zwischenbescheid anlegen, lesen Sie jetzt im SekretärinnenBriefeManager im Beitrag „12 Zwischenbescheide per E-Mail, mit denen Sie Kunden, Geschäftspartner und Kollegen um Geduld bitten“. Klicken Sie hier ... und fordern Sie die 12 Zwischenbescheide jetzt kostenlos an.
So sollte Ihr Zwischenbescheid nicht aussehen:
Wir bestätigen dankend den Eingang Ihrer Mail. Die Bearbeitung wird sich verzögern. Wir melden uns wieder bei Ihnen.
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager zu diesem Zwischenbescheid:
- Die Anrede, die in diesem Zwischenbescheid fehlt, ist ein Muss. Die müssen Sie bei Ihrer Signatur immer individuell ergänzen, wenn Sie diese in Ihre E-Mail eingefügt haben.
- „Wir bestätigen den Eingang …“ – diese Standardfloskel ist ungemein langweilig, distanziert, abgegriffen und nichts sagend. Zumal: Diese Formulierung suggeriert, auch wenn sie sehr gebräuchlich ist, als könne die E-Mail gehen – und zwar geradewegs zur Bürotür hinein.
- „Die Bearbeitung … verzögern“ – das ist sehr negativ ausgedrückt und könnte viel positiver formuliert werden. Beispiele dazu erhalten Sie in den Muster-E-Mails im Beitrag „12 Zwischenbescheide per E-Mail, mit denen Sie Kunden, Geschäftspartner und Kollegen um Geduld bitten“. Sie müssen nur hier klicken ...
- „Wir melden … Ihnen“ – sehr unverbindlich formuliert. „Na, das kann ja dauern“, wird der Empfänger vielleicht denken.
Wenn der Zwischenbescheid so kurz gehalten sein soll wie in unserem Negativ-Beispiel, dann formulieren Sie lieber kurz und positiv: Ihre E-Mail haben wir erhalten. Wir werden uns sofort um Ihr Anliegen kümmern. Sie erhalten noch in dieser Woche eine Antwort.