Nicht alles, was im Gespräch höflich klingt, wirkt auch als geschriebenes Wort so. Verwenden Sie häufig Konjunktive, wirken Ihre Briefe unterwürfig und unsicher.
Besser ist es, modern zu formulieren und Ihre Botschaften freundlich, aber direkt zu übermitteln. Gerade in unangenehmen Situationen oder wenn Sie einen Fehler bereinigen müssen, sollten Sie zeigen, dass Sie Verantwortung übernehmen, und selbstbewusst Lösungen vorschlagen.
Statt:
„Wir würden uns sehr freuen, wenn wir die Angelegenheit klären könnten ...“
Würden Sie sich freuen oder freuen Sie sich? Können Sie eine Angelegenheit klären oder können Sie es nicht? Dies sollten Sie nicht den Empfänger fragen.
Besser:
„Wir freuen uns, die Angelegenheit zu klären, und schlagen vor...“
Diese Formulierung klingt motivierend und selbstbewusst. Sie zeigen, dass Sie die Sache aktiv in die Hand nehmen, und teilen mit, was Sie sich vorstellen. Damit erreichen Sie beim Empfänger wesentlich mehr, als wenn Sie durch die Verwendung vieler Konjunktive vage formulieren.
Wenn Sie noch einen anderen Schreibstil gelernt haben, könnte Ihnen diese direkte Ansprache unhöflich vorkommen. Das Gegenteil ist der Fall. Wer heute lange um den heißen Brei herumredet, ohne zu sagen, was er eigentlich will, stiehlt anderen die Zeit. Und die ist in unserer hektischen Arbeitswelt unser wichtigstes Gut geworden. Sie drücken mit gezielten freundlichen Aussagen Respekt und Wertschätzung aus.