Excel gehört in den meisten Sekretariaten zum täglichen Handwerkszeug. Dennoch kennen viele Sekretärinnen und Assistentinnen Excel nur so gut, dass man "ganz gut" damit zurecht kommt. Was Excel aber wirklich kann, bleibt vielen verborgen. Die Folge: Zeitverlust. Und Zeit ist in jedem Sekretariat knapp.
Der Zeitmangel ist in der Regel auch schuld daran, dass einem die wirklich hilfreichen Tools von Word, Power-Point oder auch Excel verborgen bleiben. Deshalb hat Das Sekretärinnen-Handbuch in Kapitel E83 "Excel" 10 Tipps für Sie zusammengestellt, die Sie ganz einfach nachmachen können und die Ihnen jede Menge Ausprobieren und Herumklicken auf Ihrem Computer ersparen. Zwei davon habe ich hier für Sie zusammengefasst.
So fügen Sie in Bilder in Ihre Excel-Tabelle ein
Wenn Sie in einer anderen Anwendung eine Grafik in die Zwischenablage kopiert haben, um Sie in eine Excel-Tabelle einzufügen, erhalten Sie das qualitativ beste Ergebnis, wenn Sie folgendermaßen vorgehen:
1. Halten Sie auf der Tastur Ihres Computers die Umschalt-Taste gedrückt, und öffnen Sie dann das Menü BEARBEITEN. Dieses enthält daraufhin andere Befehle als gewohnt.
2. In diesem veränderten Menü rufen Sie mit einem Mausklick den Befehl BILD EINFÜGEN auf. Der Inhalt der Zwischenablage erscheint daraufhin als hochwertige Grafik auf Ihrem Excel-Tabellenblatt. Diese Grafik können Sie danach auch noch formatieren.
So haben Sie bei Datumsangaben in Ihrer Excel-Tabelle keine Probleme mehr mit der Kurzform
Eines der am häufigsten auftretenden Probleme mit der Kurzform von Datumsangaben in Excel-Tabellen ist die automatische Datumsumsetzung.
Wenn Sie in einer Tabelle ein Datum als Kurzform schreiben (zum Beispiel 29.5.26), macht Excel aus der Jahreszahl automatisch 2026.
Dies aber nur dann, wenn die Jahreszahl kleiner als 30 ist. Der 29.5.31 wird von Excel gleich als 29.5.1931 interpretiert.
Microsoft hat eine Funktion in Windows integriert, die festlegt, wie zweistellige Jahreszahlen zu interpretieren sind. Sie können diese Einstellungen in Excel aber Ihre Erfordernissen anpassen.
Und so geht´s:
- Rufen Sie die Systemsteuerung von Excel über START, EINSTELLUNGEN und dann SYSTEMSTEUERUNG auf.
- Rufen Sie dort die REGIONS- UND SPRACHOPTIONEN auf.
- In dem nun erscheinenden Dialogfenster klicken Sie dann auf ANPASSEN.
- In der sich öffnenden Box aktivieren Sie das Register DATUM.
- Über das Auswahlfeld können Sie nun in diesem Register die Datumsgrenze einstellen. Diese Einstellung bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK.