Adresslisten, Terminlisten, Namensaufstellungen: Überall sammeln sich
doppelte Einträge an. Denken Sie nur an die Liste mit den Adressen und Ansprechpartnern Ihrer Geschäftspartner, die jetzt zum Jahresende eine Weihnachtskarte oder ein Präsent erhalten sollen. Aus jeder Abteilung werden hier die passenden Vorschläge gesammelt und dann zentral abgeglichen. Dabei finden sich manche Unternehmen und Namen doppelt in den zusammengefügten Listen wieder. Die Suche nach diesen doppelten Einträgen ist zwar nicht schwierig, kostet aber Zeit.
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Dieser Excel-Filter sorgt für Ordnung
Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, mit einem speziellen Filter für Ordnung
in Ihren Listen zu sorgen und doppelte Einträge zu entfernen. Stellen Sie zunächst sicher, dass in Ihrer Liste AUTOFILTER eingestellt sind. Klicken Sie dazu eine Zelle der Liste an und wählen Sie den Befehl DATEN – FILTER. Vor dem Menübefehl AUTOFILTER sollte ein Haken gesetzt sein. Falls nicht, rufen Sie den Befehl AUTOFILTER auf, um die Einstellung zu aktivieren.
In Excel 2007 heißt der Befehl DATEN – FILTER. Anschließend gehen Sie in Excel bis zur Version 2007 folgendermaßen vor:
Markieren Sie eine Zelle in der zu bereinigenden Liste. Dann aktivieren Sie den Befehl DATEN – FILTER – SPEZIALFILTER. Daraufhin wird ein Dialogfenster eingeblendet. Deaktivieren Sie die Option AN EINE ANDERE STELLE KOPIEREN. Kontrollieren Sie, ob als Listenbereich der Zellbereich mit allen Datensätzen inklusive der Überschriften angegeben ist. Das Feld KRITERIENBEREICH füllen Sie nicht aus. Anschließend aktivieren Sie mit einem Mausklick die Option KEINE DUPLIKATE. Dann geben Sie einen Ausgabebereich an, in dem die gefilterten Daten erscheinen sollen. Diese Angaben bestätigen Sie abschließend mit der Schaltfläche OK.
In den angegebenen Ausgabebereich kopiert Excel nun eine Tabelle, die
keine Duplikate mehr enthält. Ihre Liste besteht jetzt nur noch aus „einmaligen“ Datensätzen.
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