Sie oder Ihr Chef arbeiten sicherlich immer wieder auch mit aufwendigen Excel-Kalkulationen. Falsche Werte einzugeben kann hier fatale Folgen haben. Das lässt sich jedoch verhindern: Lassen Sie nur bestimmte Eingaben in einer Zelle zu. Auf Wunsch können Sie dabei sogar mit Hinweis- und Fehlermeldungen arbeiten.
Was sich kompliziert anhört, ist mit ein paar einfachen Schritten erledigt.
Schritt 1: Rufen Sie die Funktion Datenüberprüfung auf
Markieren Sie die Zelle oder mehrere zusammenhängende Zellen, für die Sie eine Überprüfung festlegen wollen. Wechseln Sie danach in das Register Daten und klicken Sie im Bereich Datentools aus das Symbol Datenüberprüfung.
Schritt 2: Legen Sie die Kriterien fest
Im Dialog Datenüberprüfung legen Sie die Kriterien für die Eingabe fest. In der Standardeinstellung ist jeder Wert zugelassen. Über das Kombinationsfeld Zulassen können Sie jedoch festlegen, dass nur ganze Zahlen, Dezimalzahlen oder Datumseingaben erfolgen dürfen. Danach erscheinen weitere Felder, über die Sie Kriterien detaillierter festlegen.
Beim Standardwert Zwischen muss der Wert zwischen den beiden Werten liegen, die Sie in die Felder Minimum und Maximum eingeben. Sie können aber auch festlegen, dass der Wert nicht in dem Bereich liegen darf (Nicht Zwischen), einem Wert entsprechen muss (Gleich) oder nicht entsprechen darf (Ungleich).
Über das Kontrollkästchen Leere Zeile ignorieren steuern Sie, wie Excel mit leeren Zellen umgeht. Wenn Sie hier die Markierung entfernen, muss in die Zelle ein Wert eingegeben werden. Andern- falls kann die Zelle auch leer bleiben.
Beispiel: Für eine Dezimalzahl, die größer sein muss als Null, lauten die Einstellungen:
Zulassen: Dezimal
Leere Zellen ignorieren: Nein
Daten: größer als
Minimum: 0
Schritt 3: Definieren Sie Meldungen
Da Excel in der Standardeinstellung nur eine recht nichtssagende Meldung bei falschen Eingaben anzeigt, sollten Sie außerdem noch eigene Meldungen festlegen.
Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie können einen Hinweis auf die richtige Eingabe beim Auswählen der Zelle anzeigen lassen oder
- eine konkrete Fehlermeldung, wenn eine nicht passende Eingabe erfolgte.
Gehen Sie dazu im Dialog Datenüberprüfung in das Register Eingabemeldung beziehungsweise Fehlermeldung.
In das Feld Titel geben Sie ein, was bei Klick auf die Zelle angezeigt werden soll. Den eigentlichen Text der Meldung erfassen Sie im Feld darunter.
Bei den Fehlermeldungen können Sie über das Feld Typ außerdem noch das Symbol auswählen, das Excel anzeigt, und die Schaltflächen, die in der Meldung angezeigt werden. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Ok.