„Ich muss sehr oft umfangreiche Listen mit Excel erstellen. Nachträglich muss ich dann oft Einträge löschen, und es entstehen leere Zeilen“, berichtet uns Ilona T., Sekretärin eines Vertriebsleiters. „Die will ich natürlich entfernen, damit die Liste vollständig und ohne Löcher aussieht. Bisher habe ich die leeren Zeilen immer mühselig einzeln gelöscht. Geht das auch anders?“
Unsere Antwort:
Ja, das geht viel schneller mit der Autofilter-Funktion:
1. Markieren Sie den gesamten Datenbereich Ihrer Liste, einschließlich der Spaltenüberschriften.
2. Dann rufen Sie im Menü „Daten“ den Befehl „Filter“ auf.
3. Im verzweigenden Menü wählen Sie dann den Befehl „Autofilter“. Daraufhin wird die erste Zeile Ihrer Liste mit kleinen Listenpfeilen für die Filter-Optionen versehen.
4. Für die Auswahl der leeren Zellen klicken Sie den Listenpfeil der entsprechenden Spalte mit der Maus an. Daraufhin öffnet sich eine Liste der verfügbaren Filter-Optionen.
5. Für die beschriebene Aufgabenstellung wählen Sie mit einem Mausklick die Option „(Leere)“. In Ihrer Liste sind nun nur noch die leeren Zeilen zu sehen.
6. Diese markieren Sie. Dann klicken Sie die Zeilenköpfe der markierten Zeilen mit der rechten Maustaste an. Sie löschen die Zeilen mit dem Kontextmenübefehl „Zellen löschen“.
7. Sie können dann in der Autofilter-Liste mit der Option „(Alle)“ die komplette um die Leerzeilen bereinigte Liste anzeigen.
Zusatztipp:
Über den Autofilter können Sie auch nach jeder anderen gewünschten Vorgabe sortieren, ohne dass die Reihenfolge der Datensätze in der Tabelle verändert wird.
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