Sie möchten bald Urlaub machen oder Ihr Unternehmen hat Betriebsferien? Jeder hat Verständnis, wenn Sie einige Tage frei machen, um sich zu erholen. Wenn der Absender einer E-Mail allerdings tagelang keine Antwort von Ihnen bekommt, kann das für Verärgerung sorgen.
Beugen Sie dem vor, indem Sie Ihren Urlaub oder Ihre Betriebsferien in Ihren E-Mails ankündigen und während Ihrer Abwesenheit dem Absender automatisch eine Abwesenheitsbenachrichtigung senden. Einen frühen Hinweis auf Ihren Urlaub oder Ihre Betriebsferien können Sie ohne großen Aufwand und sehr effektiv mit Ihren Ausgangs-E-Mails versenden.
Ergänzen Sie einfach in Ihrer automatischen E-Mail-Signatur einen entsprechende Abwesenheitsbenachrichtigung, zum Beispiel:
Bitte vormerken: Vom 9. Juni 2008 bis 20. Juni 2008 machen wir Betriebsferien.
Oder:
Bitte beachten Sie: Vom 9. Juni 2008 bis 20. Juni 2008 bin ich im Urlaub.
In Outlook ändern Sie Ihre Signatur für diese Abwesenheitsbenachrichtigung wie folgt:
- Wählen Sie aus der oberen Menüleiste den Punkt EXTRAS aus.
- Dann klicken Sie auf den Unterpunkt OPTIONEN.
- Dort finden Sie unter anderem das Register E-MAIL-FORMAT.
- Im unteren Bereich SIGNATUREN oder SIGNATUR finden Sie einen Button SIGNATUREN beziehungsweise SIGNATURAUSWAHL, auf den Sie klicken.
- Dann wählen Sie den Befehl BEARBEITEN und können den Text Ihrer Signatur um Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung ergänzen.
- Danach noch zweimal mit OK bestätigen und einmal ÜBERNEHMEN wählen.
Fertig ist die geänderte Signatur!
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Ändern Sie Ihre Signatur bereits ein bis zwei Wochen vor den Ferien, damit der Empfänger vor Ihrer Abwesenheit entsprechend agieren, beispielsweise rechtzeitig die Bestellung schicken kann.
Während Ihres Urlaubs schalten Sie den Abwesenheitsassistenten ein. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird der Absender einer E-Mail an Sie automatisch benachrichtigt, dass Sie nicht da sind. In Outlook geht das unter EXTRAS - ABWESENHEITSASSISTENT. Den Text dafür geben Sie vorher selbst ein. Ich habe einige Formulierungsvorschläge für Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung zusammengestellt.
So sollte Ihre Abwesenheitsnotiz nicht aussehen:
Ich bin vom 9. Juni 2008 bis 20. Juni 2008 nicht an meinem Platz. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Gisela Bauer.
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager dazu: Das ist ein bisschen wenig und klingt nicht sehr freundlich. Es entsteht der Eindruck, als könne man sich nur in dringenden Fällen an Frau Bauer wenden. Wer entscheidet, was dringend ist? Und wie erreiche ich Frau Bauer?
Vorschlag für Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung - für eine Info-Adresse geeignet
Guten Tag,
danke für Ihre E-Mail. Sie muss noch bis einschließlich 20. Juni ungelesen
in unserem virtuellen Postkorb liegen, denn so lange sind wir im Urlaub. Eine schnelle Antwort nach unserer Rückkehr versprechen wir Ihnen schon jetzt!