Aufgaben delegieren mit Outlook

Per „Aufgabenanfrage“ delegieren Sie Aufgaben in Outlook


Das Delegieren einer Aufgabe in Outlook geht so: 

1. Rufen Sie in Outlook ab Version 2013 den Befehl Start – Neue Elemente – Aufgabenanfrage auf, in Outlook 2010 Start – Neue Elemente – Weitere Elemente – Aufgabenanfrage. 
2. Tragen Sie die Daten und dann die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein, an den Sie die Aufgabe übertragen wollen. 
3. Senden Sie die Aufgabe ab. 


So delegieren Sie Aufgaben nachträglich


Was aber, wenn Sie die Aufgabe erst einmal in Ihren Aufgabenplaner eingetragen haben und erst später merken, dass Sie nicht genug Zeit dafür haben und sie doch besser delegieren? Dann gehen Sie so vor: 

1. Klicken Sie die Aufgabe im Aufgabenplaner mit der rechten Maustaste an, und rufen Sie Aufgabe zuweisen auf.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe übertragen wollen, schreiben Sie eine kurze Nachricht, und passen Sie das Fälligkeitsdatum so an, dass Sie noch Zeit haben, das Ergebnis zu überprüfen. 
3. Achten Sie darauf, dass die beiden Optionen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist eingeschaltet sind. Sonst erscheint die Aufgabe nicht in Ihrem Aufgabenplaner; außerdem werden Sie nach Abschluss der Aufgabe nicht automatisch benachrichtigt. 
4. Senden Sie die Aufgabenanfrage ab. 

So werden Sie automatisch über den Fortschritt informiert


Damit delegierte Aufgaben immer auch in Ihrem Aufgabenplaner erscheinen und Sie benachrichtigt werden, wenn die Aufgabe erledigt ist, sollten die beiden in Schritt 3 genannten Optionen in Ihrem Outlook eingeschaltet sein. Dann müssen Sie beim Delegieren nicht immer daran denken, die Optionen aus Schritt 3 aus dem vorherigen Abschnitt zu aktivieren. 

Per Voreinstellung sind die Optionen eingeschaltet. Kontrollieren Sie das aber sicherheitshalber:


1. Rufen Sie den Befehl Datei – Optionen – Aufgaben auf.

2. Schalten Sie die folgenden Optionen ein: Meine Aufgabenliste mit Kopien von Aufgaben, die ich anderen Personen zuweise, aktualisieren und Statusbericht senden, wenn ich eine zugewiesene Aufgabe erledigt habe. 
3. Schließen Sie die Dialoge. 

So lassen Sie sich den Erledigungsstatus und die Zuständigkeit anzeigen


In der Vorgangsliste (Ansicht Einfache Liste) fehlt die Spalte % erledigt, die in der Ansicht Liste mit Details eingeblendet wird. Wenn Sie öfter umfang- reiche Aufgaben delegieren und Ihre Mitarbeiter regelmäßig in Outlook dokumentieren, wie viel Prozent der Aufgabe sie bereits erledigt haben, dann kann es für Sie hilfreich sein, die Spalte % erledigt auch in die Ansicht Einfache Liste einzufügen. Auf diese Weise bleiben Sie besser über den Fortschritt auf dem Laufenden. Dazu gehen Sie so vor: 

1. Wählen Sie im Aufgabenplaner die Ansicht Einfache Liste: Befehl Ansicht – Ansicht ändern – Einfache Liste. 
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften, z. B. auf Betreff, und rufen Sie den Befehl Feldauswahl auf. 
3. Ziehen Sie die Schaltfläche % erledigt aus dem Dialog mit gedrückter linker Maustaste zu der Reihe mit den Spaltenüberschriften – beispielsweise an die Position rechts von der Spaltenüberschrift Fällig am. Ein roter Pfeil zeigt an, wo % erledigt eingefügt wird. Sobald sich die Schaltfläche an der gewünschten Position befindet, lassen Sie die Maustaste los. 
4. Falls in der Ansicht noch keine Spalte Zuständig angezeigt wird, fügen Sie sie wie eben beschrieben ein. Zuständig finden Sie ganz am Ende der Liste im Dialog Feldauswahl. 
5. Danach schließen Sie den Dialog Feldauswahl.