Sind Sie sicher, dass Sie alle Funktionen von Outlook nutzen? Wahrscheinlich nicht, denn Outlook bietet Ihnen so viele Möglichkeiten, dass sie kaum zu überschauen sind. Outlook, vorausgesetzt Sie nutzen es effektiv, ist Ihre rechte Hand im Sekretariat und kann eine enorme Entlastung und Zeitersparnis bedeuten.
Mit welchen kleinen, aber feinen Tricks Sie Outlook optimal nutzen können, lesen in den Office-Tipps des Sekretärinnen Handbuchs.
Terminorganisation ohne Outlook
Ihr Chef kommt zu Ihnen und sagt: "Wir müssen Müller, Stein und Ems und Altmann zusammentrommeln um über die Sache mit dem Projekt XRW zu sprechen. Maximal eine Stunde. Organisieren Sie mal einen Termin, am besten noch diese Woche, spätestens nächste."
Sie denken "wenn das alles so einfach wäre ...". Die sprechen eine Stunde miteinander und ich brauche mindestens eine Stunde, um alles zu organisieren.
Sie schauen zuerst in den Kalender Ihres Chefs und rufen dann die Sekretärin von Müller an und fragen, ob er am 7. und am 8. um 10 Uhr eine Stunde Zeit hat. Hat er. Dann rufen Sie Stein an. Stein kann aber nur am 8. um 10 Uhr. Macht nichts. Vielleicht haben Sie ja Glück und Ems und Altmann können auch. Können Sie aber nicht, also die Terminvereinbarerei von vorne los.
Terminorganisation mit Outlook
Sparen Sie lieber die Stunde und lassen Sie Outlook die Arbeit machen. Outlook kann Ihnen jedoch nur effektiv helfen, wenn Sie Zugriff auf die Outlook-Kalender Ihrer Kollegen haben. Sollten Sie keinen Zugriff haben, sprechen Sie mit der EDV-Abteilung, damit Ihnen diese Option schnellstmöglich eingerichtet wird.
Die Aufgabe bleibt die gleiche. Sie sollen für vier Herren einen gemeinsamen Termin finden, und das so schnell wie möglich. Dauer etwa eine Stunde.
1. Rufen Sie Outlook auf.
2. Klicken Sie in Outlook auf KALENDER.
3. Klicken Sie in der Menüleiste auf das Symbol für neuer Termin.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte TEILNEHMERVERFÜGBARKEIT.
5. Unter ALLE TEILNEHMER tragen Sie den Namen des jeweiligen Teilnehmers ein.
6. Geben Sie in Outlook nun die Besprechungsdauer ein, indem Sie auf die entsprechende Uhrzeit klicken und den Balken mit der Maus bewegen.
7. Jetzt haben Sie auf Ihrem Bildschirm den Termin, an dem alle können.
8. Gehen Sie nun auf die Registerkarte TERMIN und tragen Sie den Betreff und den Ort ein.
9. Kicken Sie auf SENDEN.
Damit ist der Besprechungstermin bei allen in Outlook gebunkert.
Dank den Office-Tipps des Sekretärinnen Handbuchs sind Sie zu allen Bereichen der Sekretariatsarbeit immer schnell und umfassend informiert.