Outlook 2007: Wie Sie E-Mails und Kontakte komfortabel in Aufgaben und Termine umwandeln

Um eine E-Mail in Ihre Aufgabenliste zu befördern, müssen Sie sie nur mit einer Nachverfolgung kennzeichnen.

So markieren Sie in Outlook 2007 Kontakte zur Nachverfolgung

Schon in den Vorgängerversionen von Outlook 2007 hatten Sie mehrere Möglichkeiten, sich von Outlook an fällige Telefonate oder an Termine erinnern zu lassen. Am sichersten gelang das, indem Sie eine Aufgabe anlegten. Die Nachverfolgung schied dafür eher aus, da sie zu leicht übersehen wurde.

Dank der neuen Vorgangsliste hat sich das geändert. Damit ist die Nachverfolgung die beste Methode zur Erinnerung, die Sie so einsetzen:

1. Klicken Sie den Kontakt, den Sie anrufen müssen, mit der rechten Maustaste an und wählen Sie NACHVERFOLGUNG, ERINNERUNG HINZUFÜGEN.
2. Wählen Sie im Listenfeld KENNZEICHNUNG einen Eintrag aus oder geben Sie einen eigenen Text ein. Setzen Sie dann die Erinnerungszeit.
3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Fertig.

So werden aus E-Mails in Outlook 2007 Aufgaben und Termine

Empfangene oder gesendete E-Mails können Sie in Outlook 2007 direkt in eine Aufgabe oder einen Termin umwandeln. Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Ganz schnell geht es, wenn die E-Mail im Postein- oder -ausgang bleiben soll. In dem Fall ziehen Sie die Nachricht einfach mit der Maus auf die Schaltfläche AUFGABEN oder KALENDER in der Navigationsleiste. Anschließend tragen Sie Beginn und Fälligkeitsdatum sowie den Erinnerungszeitpunkt ein. Nach dem Speichern erscheint der Betreff der E-Mail in der Vorgangsliste.
2. Wenn Sie Ihre Postordner schlank halten wollen und die E-Mail außer den Terminangaben keine weiteren Informationen enthält, die Sie anderweitig benötigen oder archivieren müssen, gehen Sie so vor: Klicken Sie die Nachricht mit der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontext-Menü den Befehl IN ORDNER VERSCHIEBEN auf. Dann wählen Sie den Ordner AUFGABEN oder KALENDER und klicken auf OK. Ergänzen Sie die notwendigen Angaben und verlassen Sie das Fenster über SPEICHERN & SCHLIEßEN. Die E-Mail wird nun als Termin oder Aufgabe angezeigt und ist aus dem Posteingangsordner verschwunden.

Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Sollten Sie nach dem Umwandeln der E-Mail in eine Aufgabe feststellen, dass Sie den Vorgang doch noch als E-Mail benötigen, werden Sie im Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE fündig.

Überlegen Sie sich vor dem Verschieben gut, ob dies die beste Methode ist. Im Notfall – wenn Sie die gelöschten Objekte bereits endgültig entfernt haben – können Sie im Termin oder in der Aufgabe auf die dort als Anlage enthaltene Ursprungs-E-Mail nur mit eingeschränkten Funktionen zugreifen.

Wie Sie nie mehr nach zu bearbeitenden Dateien suchen müssen, lesen Sie hier ...