Um selbst einmal zu prüfen, womit Sie wie viel Zeit verbringen, sollten Sie den Zeitaufwand für Ihre Aufgaben protokollieren. Dies geht mithilfe des Outlook-Journals. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Legen Sie eine Outlook-Aufgabe an, für die Sie den Zeitaufwand protokollieren wollen. Geben Sie dabei auf jeden Fall eine Betreffzeile ein. Die restlichen Felder füllen Sie je nach Bedarf aus.
- Speichern Sie die Aufgabe mit der Schaltfläche Speichern und Schliessen.
- Lassen Sie sich den Aufgabenordner in tabellarischer Form anzeigen und suchen Sie die eben gespeicherte Aufgabe.
- Ziehen Sie den Eintrag bei gedrückter linker Maustaste aus dem Aufgabenordner in die Outlook-Leiste und dort auf das Symbol für den Ordner Journal. Falls der Ordner derzeit nicht in der Outlook-Leiste zu sehen ist, halten Sie die Maustaste weiter fest und zeigen Sie auf die Gruppenüberschrift Eigene Verknüpfungen. Nach kurzer Zeit blendet Outlook den Inhalt der Gruppe in der Outlook-Leiste ein. Nun sollten Sie das Journal-Symbol sehen, sodass Sie den Mauszeiger dorthin verschieben können. Auf dem Symbol lassen Sie die Maustaste wieder los.
- Outlook öffnet automatisch einen neuen Journaleintrag mit passend ausgefüllter Betreffzeile, korrektem Eintragstyp ("Aufgabe") und sogar einer Verknüpfung zur Original-Aufgabe.
- Sie müssen jetzt nur noch den Startzeitpunkt anpassen. Dazu überschreiben Sie sowohl das Datum als auch die Zeit neben Beginnt um mit dem Text "Jetzt". Outlook ist so intelligent, diesen Textwert in das aktuelle Datum beziehungsweise die aktuelle Zeit umzuwandeln. Anschließend löschen Sie die Zeitangabe im Feld Dauer.
- Starten Sie die Stoppuhrfunktion mit einem Klick auf Zeitmessung beginnen. Setzen Sie die Arbeit dann wie gewohnt fort. Nur eines dürfen Sie nicht machen: den Journaleintrag schließen. Er kann aber problemlos im Hintergrund geöffnet bleiben.
- Wenn Sie die Arbeit abgeschlossen haben, kehren Sie zum Fenster des Journaleintrags zurück und klicken auf Zeitmessung anhalten. Das Feld Dauer gibt jetzt Auskunft über den genauen Zeitaufwand.
- Speichern und schließen Sie den Journaleintrag.
Die Schritte können Sie beliebig oft wiederholen, wobei Sie eine Aufgabe natürlich nur ein einziges Mal anlegen müssen. Bei mehrfachem Aufruf der Stoppuhr finden Sie im Outlook-Journal diverse Einträge mit derselben Betreffzeile und der Aufgabenbezeichnung. Um die Summe aller Einzelzeitmessungen zu ermitteln, müssen Sie jedoch einen Taschenrechner bemühen.