Die Pressemitteilung ist fertig und kann eigentlich sofort per E-Mail verschickt werden. Darf sie aber nicht, denn die Informationen sollen erst nach der anberaumten Pressekonferenz veröffentlicht werden.
Die Lösung heißt „zeitversetztes Senden“. Damit können Sie Outlook genau mitteilen, wann eine Nachricht verschickt werden soll. Und so geht’s:
- Erstellen Sie die E-Mail, die Sie nicht sofort, sondern zu einem späteren Zeitpunkt verschicken wollen, in der gewohnten Art und Weise: Legen Sie die Empfänger fest, geben Sie Betreffzeile und Nachrichtentext ein und fügen Sie bei Bedarf Dateianlagen hinzu.
- Anstatt die E-Mail sofort zu verschicken, klicken Sie nun in der Symbolleiste des Nachrichtenfensters auf die Schaltfläche Optionen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übermittlung verzögern bis.
- In Outlook 2002 und 2003 können Sie anschließend Datum und Uhrzeit separat aus den daneben stehenden Dropdown-Feldern auswählen. In Outlook 98 und 2000 gibt es nur ein Dropdown-Feld, über das Sie in einem kleinen Kalender das Versanddatum einstellen können. Danach erscheint in dem Feld aber nicht nur das Datum, sondern auch eine Uhrzeit. Per Tastatur lässt sich diese Zeitangabe problemlos überschreiben.
- Klicken Sie im Dialogfenster auf die Schaltfläche Schließen.
- Verschicken Sie die Mail wie gewohnt mit einem Mausklick auf Senden.
Beachten Sie: Je nach Outlook-Konfiguration müssen Sie anschließend dafür sorgen, dass Outlook zum geplanten Versandtermin gestartet ist. Wenn Sie in einem Netzwerk mit einem Exchange Server arbeiten, ist das normalerweise nicht erforderlich. Da kümmert sich der Server um den pünktlichen Versand, sodass Sie Outlook problemlos beenden können. Am besten probieren Sie vorher aus, wie und ob das zeitversetzte Senden in Ihrer Systemumgebung funktioniert.