Für Ihren Chef verwalten Sie die Kontaktdaten seiner Geschäftspartner. Sicherlich hat Ihr Chef in manchen Unternehmen mehr als einen Geschäftspartner. Dazu kommen die jeweiligen Telefon- und Handynummern, die unterschiedlichen Faxnummern und E-Mail-Adressen.
Damit Ihr Adressenbestand in Outlook strukturiert ist und die Suche nach Personen einfach durchgeführt werden kann, sollten Sie auf keinen Fall für jeden Geschäftspartner in einem Unternehmen einen eigenen Kontakt komplett neu anlegen. Der Schreibaufwand wäre erheblich, wenn Sie immer wieder die Adresse eingeben müssten, die bei allen Kontakten innerhalb eines Unternehmens identisch ist.
Sekada Dailyzeigt Ihnen, wie Sie einen Kontakt für einen Geschäftspartner im Handumdrehen anlegen.
- Öffnen Sie den Kontakt-Ordner, indem Sie auf das Kontakte-Symbol in der Outlookleiste klicken. Anschließend klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf Neu.
- Über die Schaltfläche Name und die weiteren Felder tragen Sie die Adress- und Kommunikationsdaten zu dem Unternehmen ein.
- Öffnen Sie das Menü Kontakte (Outlook 97) bzw. Aktionen (Outlook 2000/2002) und klicken Sie hier auf Neuer Kontakt in dieser Firma.
- Tragen Sie den Namen des Ansprechpartners ein und füllen Sie die weiteren Felder aus. Wahlweise können Sie die geschäftliche Telefon- und Faxnummer, die vom vorherigen Kontakt übernommen wurde, löschen und durch andere Nummern ersetzen. Wenn Sie noch weitere Ansprechpartner erfassen möchten, wiederholen Sie die beschriebene Vorgehensweise.
- Über Speichern und Schliessen sichern Sie die Kontaktdaten als einzelne Einträge. Ein weiterer Klick auf Speichern und Schliessen schließt das Kontakt-Fenster.