Outlook: Platz im Ordner „Gesendete Objekte“ schaffen

Spätestens beim Sichern der PST-Datei wundern sich viele Outlook-Nutzer, wie umfangreich die Datei ist – und das, obwohl sie im Posteingang regelmäßig aufräumen. Was vielen nicht bewusst ist: Auch der Ordner „Gesendete Objekte“ ist oft ein riesiges „Datengrab“.

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Wenn Sie – wie empfohlen – Kopien aller versendeten Nachrichten im Ordner Gesendete Objekte (bzw. in Outlook 2010 im Ordner Gesendete Elemente) ablegen lassen, speichert Outlook neben den E-Mails auch Kopien der von Ihnen verschickten Dateien in diesem Ordner. Auf diese Weise haben Sie diese Dateien gleich zweimal auf Ihrer Festplatte: im jeweiligen Ordner, aus dem Sie sie in die E-Mail geholt haben, und in der PST-Datei von Outlook. Das ist nicht nur eine Platzverschwendung, Outlook wird auch immer langsamer, je umfangreicher die PST-Datei ist.

Deshalb sollten Sie nicht nur den Posteingang von Outlook, sondern auch in den Kopien der versendeten Nachrichten regelmäßig aufräumen.

Wie viel Platz belegen die gesendeten E-Mails in Outlook?

Um herauszufinden, wie viel Speicher die gesendeten E-Mails und Anhänge belegen, gehen Sie so vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Ordnerliste auf Persönliche Ordner bzw. in Outlook 2010 auf einen der Persönlichen Ordner.
2. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl Eigenschaften für „Persönliche Ordner“ auf, in Outlook 2010 den Befehl  Datendateieigenschaften.
3. Auf dem Outlook-Register Allgemein klicken Sie auf den Button Ordnergröße.
4. Wie umfangreich der Inhalt des Ordners Gesendete Elemente ist, sehen Sie in der entsprechenden Zeile. Notieren Sie sich außerdem, welche anderen Outlook-Ordner ebenfalls sehr viele Daten enthalten.
5. Schließen Sie die Dialoge.

„Gesendete Objekte“ anzeigen

Öffnen Sie nun den Ordner Gesendete Objekte. Damit alle großen E-Mails zusammen angezeigt werden, lassen Sie am besten nach der Spalte Größe sortieren.

Dateianhänge löschen

Nun gehen Sie die E-Mails durch und löschen die nicht mehr benötigten Dateien. Oder Sie speichern Dateien, die zwar in Outlook, aber nicht mehr im Ordnersystem auf Ihrer Festplatte vorhanden sind, auf der Festplatte ab. In Outlook bis Version 2007 müssen Sie zum Löschen der Dateianhänge jede einzelne E-Mail öffnen – in der Vorschau im Lesebereich können Sie die Anhänge nicht entfernen.

1. Öffnen Sie also die erste Outlook-Datei, deren Anhänge Sie löschen wollen.
2. Dann wählen Sie die Dateianhänge aus, klicken sie mit der rechten Maustaste an und rufen den Befehl Entfernen auf.
3. Schließen Sie die E-Mail.
4. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage, ob die Änderungen gespeichert werden sollen, mit Ja.
5. Wiederholen Sie Schritt 1 bis 4 für die nächste E-Mail.

In Outlook 2010 ist es endlich auch möglich, Dateianhänge in der Leseansicht zu löschen, ohne die E-Mail erst öffnen zu müssen:

1. Wählen Sie die E-Mail im Posteingang aus.
2. Klicken Sie dann in der Vorschau unterhalb bzw. neben der E-Mail-Liste den zu löschenden Anhang mit der rechten Maustaste an. Falls die E-Mail mehrere Anhänge enthält, markieren Sie die zu löschenden Dateien mit Strg und einem Mausklick bzw. klicken die erste Datei an, halten Shift gedrückt und klicken die letzte Datei an. Klicken Sie dann eine der markierten Dateien mit der rechten Maustaste an.
3. Rufen Sie den Befehl Anlage entfernen auf.
4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Anlagen entfernen.
5. Fahren Sie mit der nächsten E-Mail fort.

Wie Sie im nächsten Schritt Ihren persönlichen Outlook-Ordner komprimieren, erfahren Sie hier ...