Outlook: So haben Sie Geburtstage immer sicher im Blick

"Da hätten Sie aber auch dran denken können! Lehmanns 50. – und ich stehe mit leeren Händen da, während der Kollege mit souveränem Lächeln einen Blumenstrauß überreicht!" Solche Vorwürfe müssen Sie sich von Ihrem Chef nicht anhören. Denn mit Outlook haben Sie alle Geburtstage immer sicher im Blick. Das Eintragen der Geburtstagsdaten in den Kalender geht dabei fast automatisch.

Wie Sie sich sogar Dienstjubiläen von Outlook in den Kalender eingeben lassen können, lesen Sie in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel O700 "Outlook, Gratulationen".

So fügen Sie Geburtstage in den Outlook-Kalender ein

Um Geburtstage in den Kalender einzutragen, geben Sie lediglich das entsprechende Datum einmal in das Kontaktformular ein. Das ist schnell gemacht. Sehen Sie selbst:

1. Lassen Sie sich Ihren Outlook-Kontaktordner anzeigen. In Outlook 2003 klicken Sie dazu im Navigationsbereich auf das Symbol "KONTAKTE". In den älteren Outlook-Versionen finden Sie das Symbol in der Outlook-Leiste.
2. Öffnen Sie den Kontakt, für den Sie einen Geburtstag eintragen wollen.
3. Wechseln Sie im Kontaktformular auf die Registerkarte "DETAILS".
4. Geben Sie das entsprechende Datum in das Feld GEBURTSTAG ein. Wenn Sie das genaue Geburtsjahr nicht kennen, ist das nicht weiter schlimm. Tragen Sie einfach nur Tag und Monat ein. Outlook ergänzt die Angabe dann mit der aktuellen Jahreszahl.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste des Kontaktformulars auf die Schaltfläche "SPEICHERN UND SCHLIEßEN".

Sie haben jetzt nicht nur einen Kontakt, in dem Sie das Geburtsdatum nachlesen können – Outlook hat für Sie automatisch entsprechende Kalendereinträge vorgenommen. Und da es sich dabei um jährlich wiederkehrende Ereignisse handelt, brauchen Sie sich keine Sorgen um die Geburtstage im nächsten und in den folgenden Jahren zu machen. Outlook erinnert Sie standardmäßig an die Termine.

So sehen die Geburtstage im Kalender aus

Geburtstage tauchen im Kalender als ganztägige Ereignisse auf. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um sich ein Beispiel anzuschauen:

1. Wechseln Sie in den Outlook-Kalender. In Outlook 2003 klicken Sie dazu im Navigationsbereich auf das Symbol "KALENDER".
2. Gehen Sie zu dem Tag, den Sie in der vorangegangenen Schritt-für-Schritt-Anleitung als Geburtsdatum eingetragen haben. Sie müssen nicht bis zum Geburtsjahr zurückgehen, der Tag im aktuellen Jahr genügt.
3. In der Tagesansicht sehen Sie den Geburtstag nun als Balken über dem Tagesplaner mit den Uhrzeiten.

So lassen Sie sich an den Geburtstag erinnern

Natürlich können Sie Geburtstagsdaten auch bearbeiten, zum Beispiel, um einen Erinnerungszeitpunkt zu bestimmen.

1. 1. Wenn Sie das Ereignis bearbeiten wollen, öffnen Sie einen Geburtstag wie jeden anderen Kalendereintrag per Doppelklick. Da es sich um eine jährlich wiederkehrende Terminserie handelt, geben Sie dabei nur an, ob Sie den Geburtstag am gerade ausgewählten Tag oder die gesamte Geburtstagsserie bearbeiten wollen.
2. Lassen Sie sich an den Geburtstag erinnern, indem Sie die Option ERINNERUNG aktivieren und dahinter den Erinnerungszeitraum eingeben.
3. Speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf die Schaltfläche "SPEICHERN UND SCHLIEßEN".

Ab sofort werden Sie am Tag vor dem entsprechenden Geburtstag durch eine Erinnerungsmeldung darauf aufmerksam gemacht.

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