Als erfahrene Sekretärin und Assistentin nutzen Sie eine Vielzahl von technischen Hilfsmitteln, um Ihre Arbeit zeitsparend und effizient zu erledigen.
Bisher nutzen Sie Mail-Signaturen wahrscheinlich nur als Baustein zur Unterschrift unter einer E-Mail. Sie enthält dann einen Gruß, Ihren vollständigen Namen und Ihre Funktion im Unternehmen, den Firmennamen, Ihre Telefon- und Fax-Nummer und Ihre E-Mail- und Internet-Anschrift.
Gerade wenn Sie häufig wiederkehrende Textbausteine nicht immer neu schreiben möchten, sollten Sie diese einmalig als Signatur anlegen und im Bedarfsfall ganz einfach einfügen.
Gehen Sie so vor:
Öffnen Sie in Outlook oder Outlook Express (Version 98) unter „Extras“ den Punkt „Optionen“. Klicken Sie „E-Mail-Format“ an und legen unter „Signatur“ eine Überschrift für Ihren Textbaustein fest, auf den Sie dann später klicken, um ihn einzufügen.
Nicht vergessen:
Denken Sie zum Schluss daran, Ihre Standardsignatur auszuwählen, die Ihrem Schreiben automatisch angefügt wird, sofern Sie keine spezielle Signatur ausgewählt haben.
Klicken Sie auf „Weiter“, geben Sie dann Ihren Wunschtext ein, klicken Sie auf „Fertig stellen“, und bestätigen Sie den Vorgang mit einem Klick auf „ok“.
Zu folgenden Themen können Sie sich Textbausteine anlegen:
- Hinweise auf besonders attraktive Angebote
- Hinweis auf Zahlungsbedingungen
- Hinweis auf Lieferbedingungen
- Angabe von Urlaubszeiten